Đối với các doanh nghiệp có cấu trúc nhiều cấp hoặc hoạt động theo mô hình công ty mẹ – công ty con, việc theo dõi và ghi nhận các khoản phải thu giữa các đơn vị nội bộ là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính hợp nhất. Tài khoản 136 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC được sử dụng để phản ánh đầy đủ các khoản phải thu nội bộ phát sinh trong quá trình vận hành. Bài viết này sẽ tổng hợp và cung cấp các hướng dẫn chi tiết về hạch toán tài khoản 136 theo TT133.
1. Tài khoản 136 theo Thông tư 133 là tài khoản gì?
Tài khoản 136 theo thông tư 133 là tài khoản Phải thu nội bộ, được sử dụng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp (đơn vị cấp trên) với đơn vị hạch toán phụ thuộc (đơn vị cấp dưới) hoặc giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc với nhau. Các đơn vị cấp dưới là đơn vị hạch toán phụ thuộc nhưng có tổ chức công tác kế toán như chi nhánh, xí nghiệp, nhà máy…
2. Nguyên tắc kế toán của TK136 – Phải thu nội bộ theo TT133
Nguyên tắc kế toán đối với TK136 được quy định tại khoản 1, Điều 19 Thông tư 133/2016/TT-BTC như sau:
– Phạm vi: Tài khoản 136 được sử dụng để ghi nhận toàn bộ các khoản phải thu phát sinh giữa đơn vị kế toán với các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc hoặc các đơn vị nội bộ khác. Cụ thể:
+ Tại đơn vị cấp trên, các khoản ghi nhận vào Tài khoản 136 bao gồm:
- Vốn, quỹ hoặc kinh phí đã chuyển giao cho đơn vị cấp dưới
- Các nghĩa vụ tài chính mà đơn vị cấp dưới phải nộp lại theo quy định hiện hành
- Các khoản đơn vị cấp dưới thu hộ theo ủy quyền
- Số tiền chi hộ, thanh toán hộ cho đơn vị cấp dưới
- Giá trị các hợp đồng giao khoán nội bộ được cấp trên bàn giao và khoản giá trị giao khoán được hoàn trả sau thực hiện
- Các khoản phải thu nội bộ khác phát sinh không thường xuyên.
+ Tại đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc, Tài khoản 136 phản ánh các khoản như:
- Vốn, quỹ hoặc kinh phí được cấp trên phân bổ nhưng chưa tiếp nhận đủ
- Giá trị hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp cho đơn vị cấp trên hoặc các bộ phận nội bộ khác
- Doanh thu phát sinh từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp
- Các khoản thu hộ cho cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác
- Số tiền đã ứng trước, thanh toán hộ cho cấp trên hoặc các đơn vị khác trong cùng hệ thống
- Các khoản phải thu nội bộ khác chưa phân loại cụ thể.
– Yêu cầu hạch toán chi tiết và quản lý công nợ nội bộ: Việc hạch toán Tài khoản 136 cần được thực hiện chi tiết theo từng đơn vị có phát sinh quan hệ thanh toán nội bộ. Doanh nghiệp phải tổ chức theo dõi riêng biệt cho từng khoản phải thu và chủ động áp dụng các biện pháp cần thiết nhằm xử lý dứt điểm các khoản công nợ nội bộ trong kỳ kế toán, tránh tình trạng tồn đọng kéo dài.
– Đối chiếu và xử lý công nợ nội bộ cuối kỳ: Vào thời điểm khóa sổ kế toán, kế toán phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu toàn bộ số liệu phát sinh và số dư liên quan đến Tài khoản 136 với từng đơn vị nội bộ có phát sinh giao dịch. Đồng thời, cần thực hiện đối chiếu chéo với số liệu trên Tài khoản 336 – Phải trả nội bộ để đảm bảo sự khớp đúng giữa hai bên. Các khoản có thể bù trừ cần được thực hiện hạch toán tương ứng trên cả hai tài khoản theo từng đối tượng cụ thể. Trường hợp phát hiện chênh lệch, đơn vị kế toán có trách nhiệm xác minh nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời, đảm bảo số liệu phản ánh trung thực và chính xác trên báo cáo tài chính.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK136
Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ được quy định tại khoản 2, Điều 19 Thông tư 133/2016/TT-BTC bao gồm:
– Bên Nợ ghi nhận:
- Vốn kinh doanh đã cấp phát cho các đơn vị phụ thuộc
- Các khoản chi trả thay mặt đơn vị cấp trên hoặc các bộ phận nội bộ khác
- Các khoản phải thu phát sinh từ nghĩa vụ tài chính đơn vị cấp dưới cần nộp về, hoặc từ đơn vị cấp trên chưa chuyển xuống
- Số tiền phát sinh từ hoạt động bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa các đơn vị nội bộ
- Các khoản công nợ nội bộ khác cần thu hồi.
– Bên Có phản ánh:
- Giá trị vốn, quỹ được đơn vị cấp trên thu hồi từ đơn vị cấp dưới
- Các khoản công nợ nội bộ đã thu về
- Giá trị bù trừ giữa các khoản phải thu và phải trả trong nội bộ doanh nghiệp, áp dụng đối với cùng một đối tượng có quan hệ thanh toán.
– Số dư bên Nợ: Phản ánh tổng giá trị công nợ nội bộ mà doanh nghiệp còn phải thu tại thời điểm báo cáo, chi tiết theo từng đơn vị hoặc đối tượng liên quan.
Tài khoản 136 được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 như sau:
- Tài khoản 1361 – Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc: Sử dụng tại đơn vị cấp trên nhằm phản ánh số vốn kinh doanh đã giao cho các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc. Tài khoản này không áp dụng tại đơn vị nhận vốn.
- Tài khoản 1368 – Phải thu nội bộ khác: Ghi nhận tất cả các khoản phải thu giữa các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp, ngoại trừ phần vốn kinh doanh đã giao cho đơn vị cấp dưới. Bao gồm cả các khoản thanh toán hộ, doanh thu nội bộ, và các khoản công nợ phát sinh khác.
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 136 theo TT133
4.1. Hạch toán tài khoản 136 – Phải thu nội bộ, ở đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc
– Khi đơn vị cấp dưới nhận được vốn do Tổng công ty, công ty giao xuống, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh
– Khi chi hộ, trả hộ cho đơn vị cấp trên và các đơn vị nội bộ khác, hạch toán:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (TK 1368)
Có các TK 111, 112,…
– Căn cứ vào thông báo hoặc chứng từ xác nhận của đơn vị cấp trên về số quỹ khen thưởng, phúc lợi được cấp, hạch toán:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (TK 1368)
Có các TK 353 – Quỹ khen thưởng phúc lợi
– Số lỗ về hoạt động sản xuất, kinh doanh đã được cấp trên chấp nhận cấp bù, hạch toán:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (TK 1368)
Có TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối
– Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và phân cấp của từng đơn vị:
(1) Trường hợp đơn vị hạch toán phụ thuộc được phân cấp ghi nhận doanh thu, hạch toán:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (TK 1368)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Chi tiết giao dịch bán hàng nội bộ)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (Chi tiết từng loại thuế).
Đồng thời ghi nhận giá vốn, hạch toán:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có các TK 154, TK 155, TK 156 (Giá vốn sản phẩm, hàng hóa)
(2) Trường hợp đơn vị hạch toán phụ thuộc không được phân cấp ghi nhận doanh thu, khi đó giá trị sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cung cấp nội bộ được phản ánh là khoản phải thu nội bộ, hạch toán:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (TK 1368)
Có các TK 154, 155, 156 (Giá vốn sản phẩm, hàng hóa)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (Chi tiết từng loại thuế – nếu có).
– Khi nhận được tiền hoặc vật tư, tài sản của cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác thanh toán về các khoản phải thu, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112, 152, 153,…
Có TK 136 - Phải thu nội bộ (TK 1368)
– Bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ của cùng một đối tượng, ghi:
Nợ TK 336 - Phải trả nội bộ (TK 3368)
Có TK 136 - Phải thu nội bộ (TK 1368)
4.2. Hạch toán tài khoản 136 – Phải thu nội bộ ở đơn vị cấp trên
– Khi đơn vị cấp trên (Tổng công ty, công ty) giao vốn kinh doanh cho đơn vị cấp dưới:
Trường hợp giao vốn bằng tiền, hạch toán:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (TK 1361 – Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc)
Có các TK 111, 112.
Trường hợp giao vốn bằng TSCĐ, hạch toán:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1361) (Giá trị còn lại của TSCĐ)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn của TSCĐ)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (Nguyên giá)
– Đối với trường hợp đơn vị cấp dưới phải hoàn lại vốn kinh doanh cho đơn vị cấp trên, khi nhận được tiền do đơn vị cấp dưới nộp lên, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112.
Có TK 136 - Phải thu nội bộ (TK 1361)
– Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và phân cấp của từng đơn vị, doanh nghiệp có thể ghi nhận doanh thu tại thời điểm chuyển giao hàng hóa, dịch vụ cho các đơn vị cấp dưới hoặc tại thời điểm đơn vị cấp dưới bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra bên ngoài:
Trường hợp doanh nghiệp (đơn vị cấp trên) ghi nhận doanh thu tại thời điểm chuyển giao hàng hóa, dịch vụ cho đơn vị cấp dưới, hạch toán:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (TK 1368)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Chi tiết giao dịch bán hàng nội bộ)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (Chi tiết từng loại thuế)
Đồng thời ghi nhận giá vốn, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có các TK 154, 155, 156 (Giá vốn sản phẩm, hàng hóa)
Trường hợp doanh nghiệp không phải ghi nhận doanh thu tại thời điểm chuyển giao hàng hóa, dịch vụ cho đơn vị cấp dưới:
Khi chuyển giao hàng hóa, dịch vụ, ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1368) (Giá vốn và thuế – nếu có)
Có các TK 154, 155, 156 (Giá vốn sản phẩm, hàng hóa)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (Chi tiết từng loại thuế – nếu có).
Khi đơn vị cấp dưới thông báo đã tiêu thụ được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho bên thứ ba bên ngoài doanh nghiệp, kế toán phản ánh doanh thu, hạch toán:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (TK 1368)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Chi tiết giao dịch bán hàng nội bộ)
Đồng thời ghi nhận giá vốn, hạch toán:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 136 – Phải thu nội bộ (TK 1368) (Giá vốn và thuế – nếu có)
– Khoản phải thu về lãi của hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động khác ở các đơn vị cấp dưới, hạch toán:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (TK 1368)
Có TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối
– Khi chi hộ, trả hộ các khoản nợ của đơn vị cấp dưới, hạch toán:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (TK 1368)
Có các TK 111, 112,…
– Khi thực nhận được tiền của đơn vị cấp dưới chuyển trả về tiền lãi kinh doanh, thanh toán các khoản đã chi hộ, trả hộ, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 136 - Phải thu nội bộ (TK 1368)
– Bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ của cùng một đối tượng, hạch toán:
Nợ TK 336 - Phải trả nội bộ (TK 3368)
Có TK 136 - Phải thu nội bộ (TK 1368)
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến TK136 theo TT133
Tài khoản 136 có bắt buộc phải sử dụng trong mọi doanh nghiệp theo Thông tư 133 không?
Không bắt buộc. TK136 chỉ phát sinh và sử dụng khi doanh nghiệp có đơn vị phụ thuộc hạch toán phụ thuộc hoặc có giao dịch tài chính nội bộ với các đơn vị thành viên khác trong cùng hệ thống (ví dụ: công ty mẹ – công ty con, chi nhánh). Nếu doanh nghiệp không có cấu trúc như vậy thì TK136 có thể không phát sinh.
Có bắt buộc phải mở chi tiết theo từng đơn vị nội bộ khi hạch toán TK 136 không?
Có. Theo quy định tại Thông tư 133, TK 136 phải được hạch toán chi tiết theo từng đơn vị có quan hệ thanh toán. Việc theo dõi riêng biệt từng đối tượng là cần thiết để đảm bảo việc đối chiếu, thanh toán và xử lý công nợ chính xác.
Có thể dùng TK 136 để phản ánh doanh thu bán hàng cho đơn vị nội bộ không?
Được. Trong trường hợp doanh nghiệp có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa các đơn vị trong nội bộ, kế toán được phép sử dụng TK 1368 để ghi nhận khoản phải thu nội bộ từ doanh thu đó. Tuy nhiên, cần lưu ý không ghi nhận doanh thu hợp nhất, mà chỉ phục vụ mục đích quản trị hoặc báo cáo nội bộ.
Trường hợp đơn vị phụ thuộc không có tư cách pháp nhân thì có phải theo dõi TK 136 không?
Có, nếu đơn vị phụ thuộc hạch toán phụ thuộc và phát sinh giao dịch tài chính nội bộ thì vẫn phải sử dụng TK 136 để theo dõi khoản phải thu giữa các bên, mặc dù đơn vị phụ thuộc không có tư cách pháp nhân.
Tạm kết:
Việc vận dụng linh hoạt và đúng quy định trong hạch toán Tài khoản 136 theo Thông tư 133 không chỉ góp phần nâng cao chất lượng thông tin tài chính mà còn đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Hy vọng những hướng dẫn chi tiết trong bài viết trên sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
