Quản lý công nợ hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền mà còn phản ánh tính minh bạch và chính xác của hệ thống kế toán. Trong hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 133, mã số 131 giữ vai trò then chốt trong việc ghi nhận và theo dõi các khoản phải thu từ khách hàng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp và cung cấp những hướng dẫn chi tiết, chính xác nhất về cách hạch toán tài khoản 131 theo thông tư 133.
1. Tài khoản 131 theo Thông tư 133 là tài khoản gì?
Tài khoản 131 theo thông tư 133 là tài khoản Phải thu của khách hàng, được sử dụng để ghi nhận các khoản công nợ phát sinh giữa doanh nghiệp và khách hàng liên quan đến hoạt động bán hàng, cung ứng dịch vụ, chuyển nhượng bất động sản đầu tư, tài sản cố định, hoặc các khoản đầu tư tài chính. Đồng thời, tài khoản này còn phản ánh giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành mà bên nhận thầu đã thực hiện và đang chờ thanh toán từ phía bên giao thầu. Lưu ý, các giao dịch thu tiền ngay không được hạch toán vào tài khoản này.
2. Nguyên tắc kế toán của TK 131 – Phải thu của khách hàng theo TT133
Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 131 được quy định tại khoản 1, Điều 17 Thông tư 133/2016/TT-BTC như sau:
– Các khoản phải thu từ khách hàng cần được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng giao dịch, từng nội dung phát sinh, đồng thời ghi nhận đầy đủ thời hạn thu hồi công nợ (phân biệt giữa ngắn hạn và dài hạn, căn cứ vào mốc 12 tháng kể từ ngày lập báo cáo tài chính). Việc ghi chép phải phản ánh rõ từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu bao gồm các khách hàng có phát sinh giao dịch kinh tế với doanh nghiệp liên quan đến mua sản phẩm, hàng hóa, tài sản cố định, bất động sản đầu tư, đầu tư tài chính hoặc sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp.
– Đối với hoạt động ủy thác xuất khẩu, bên giao ủy thác ghi nhận các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác liên quan đến doanh thu hàng xuất khẩu vào Tài khoản 131, tương tự như cách hạch toán đối với hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ thông thường.
– Trong quá trình theo dõi công nợ, kế toán cần phân loại rõ các khoản phải thu: nợ có khả năng thu hồi đúng hạn, nợ khó đòi hoặc có nguy cơ không thu được. Việc phân loại này làm cơ sở để xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập cũng như đề xuất biện pháp xử lý đối với các khoản nợ không thu hồi được. Nếu phát sinh tổn thất sau khi đã trích lập dự phòng, khoản chênh lệch sẽ được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Trường hợp khoản nợ đã xử lý sau này thu hồi được, doanh nghiệp phải ghi tăng thu nhập khác.
– Trong trường hợp hàng hóa, sản phẩm, tài sản hoặc dịch vụ đã bàn giao cho khách hàng nhưng không đáp ứng đúng điều kiện đã cam kết trong hợp đồng, bên mua có quyền yêu cầu giảm giá hoặc hoàn trả lại hàng hóa đã nhận. Các nghiệp vụ này cũng cần được kế toán phản ánh đầy đủ để đảm bảo tính minh bạch và chính xác của số liệu công nợ.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK131
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK131 căn cứ theo khoản 2, Điều 17 Thông tư 133/2016/TT-BTC bao gồm:
– Bên Nợ ghi nhận:
- Các khoản phải thu phát sinh trong kỳ từ hoạt động bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, cung cấp dịch vụ hoặc chuyển nhượng các khoản đầu tư tài chính
- Các khoản doanh nghiệp hoàn trả cho khách hàng do thanh toán thừa
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái làm tăng giá trị các khoản phải thu bằng ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính (khi tỷ giá thực tế cao hơn tỷ giá ghi sổ kế toán).
– Bên Có phản ánh:
- Số tiền khách hàng đã thanh toán để giảm nghĩa vụ công nợ
- Khoản tiền ứng trước hoặc trả trước từ khách hàng trước khi hàng hóa, dịch vụ được cung cấp
- Số tiền giảm trừ vào công nợ phải thu do áp dụng chính sách giảm giá hàng bán
- Giá trị doanh thu bị điều chỉnh do khách hàng trả lại hàng đã mua, bao gồm cả phần có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT
- Các khoản chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán được giảm trừ cho người mua
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái làm giảm giá trị khoản phải thu bằng ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính (khi tỷ giá thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ).
– Số dư cuối kỳ:
- Số dư bên Nợ thể hiện tổng giá trị các khoản phải thu còn lại từ khách hàng đến cuối kỳ.
- Số dư bên Có (nếu có) cho biết khách hàng đã thanh toán vượt mức so với số phải thu, hoặc doanh nghiệp nhận trước tiền chưa đến hạn ghi nhận doanh thu. Trường hợp này, kế toán cần theo dõi chi tiết theo từng khách hàng và khi lập Báo cáo tình hình tài chính, phải phân loại và trình bày tương ứng ở cả Tài sản (phần phải thu) và Nguồn vốn (phần người mua trả trước).
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 131 theo TT133
(1) Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền (kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán ghi nhận doanh thu:
a. Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), hạch toán:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá chưa có thuế)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
b. Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, hạch toán:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
(2) Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại, hạch toán:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá bán chưa có thuế)
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (Số thuế GTGT của hàng bán bị
trả lại)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
(3) Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán
a. Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá.
b. Trường hợp trên hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (Số thuế của hàng giảm giá, chiết
khấu thương mại)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (Tổng số tiền giảm giá).
(4) Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, hạch toán:
Nợ Tài khoản 111 – Tiền mặt
Nợ Tài khoản 112 Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
(5) Nhận được tiền do khách hàng trả (kể cả tiền lãi của số nợ – nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112,….
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Phần tiền lãi).
(6) Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng:
a. Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận, kế toán phải lập hóa đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, hạch toán:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (TK 33311).
b. Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu khi thực hiện hợp đồng đạt hoặc vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong hợp đồng, hạch toán:
Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (TK 33311).
c. Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hay các bên khác để bù đắp cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng (như sự chậm trễ, sai sót của khách hàng và các tranh chấp về các thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), hạch toán:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (TK 33311).
d. Khi nhận được tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ khách hàng, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
(7) Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng (theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá nhận trao đổi (tính theo giá trị hợp lý ghi trong Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, hạch toán:
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Nợ TK 611 – Mua hàng (Hàng tồn kho kế toán theo phương pháp KKĐK)
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
(8) Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xóa sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ, hạch toán:
Nợ TK 229 Dự phòng tổn thất tài sản (TK 2293) (Số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (Số chưa lập dự phòng)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
(9) Kế toán khoản phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 5113)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (TK 33311)
(10) Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ chưa thu được tiền của khách hàng, căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, hạch toán:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (Tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh)
Có TK 511, 711 (Tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh)
(11) Khi nhận tiền trước của người mua bằng ngoại tệ để cung cấp dịch vụ vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ:
– Kế toán phản ánh số tiền nhận trước của người mua theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận ứng trước, hạch toán:
Nợ các TK 111 (1112), 112 (1122)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
– Khi chuyển giao vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ cho người mua thì phần nợ phải thu, doanh thu, thu nhập tương ứng với số tiền nhận ứng trước được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận ứng trước và phần nợ phải thu, doanh thu, thu nhập tương ứng với số tiền còn lại được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh doanh thu, thu nhập, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng.
Có TK 511, 711
(12) Khi thu nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ:
– Trường hợp bên Có tài khoản phải thu của khách hàng áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, hạch toán:
Nợ các TK 111 (1112), 112 (1122) (Tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Nếu lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (Tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Nếu lãi tỷ giá hối đoái).
– Trường hợp bên Có tài khoản phải thu của khách hàng áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán:
+ Khi thu các khoản nợ phải thu của khách hàng, hạch toán:
Nợ các TK 111 (1112), 112 (1122) (Tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (Tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ)
+ Ghi nhận chênh lệch tỷ giá: Việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được thực hiện đồng thời tại thời điểm thu nợ hoặc định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN:
+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, hạch toán:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ của khoản nợ phải thu lớn hơn tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
+ Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, hạch toán:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính. (chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ của khoản nợ phải thu nhỏ hơn tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ)
(13) Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá chuyển khoản trung bình tại thời điểm cuối kỳ kế toán:
– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán, hạch toán:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái .
– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, hạch toán:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (TK 4131)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến TK131 theo TT133
Có thể theo dõi công nợ khách hàng bằng Excel thay vì phần mềm kế toán không?
Có thể, nhưng chỉ áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc ít giao dịch. Tuy nhiên, cần đảm bảo theo dõi chi tiết từng khách hàng, từng lần thanh toán, kỳ hạn thu hồi và đối chiếu định kỳ với sổ cái TK131 để tránh sai lệch.
TK131 có thể có số dư bên Có không? Nếu có thì xử lý thế nào?
Có. Số dư bên Có thể xuất hiện khi khách hàng trả tiền trước hoặc trả dư so với số phải thu. Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, kế toán cần phân tích chi tiết để trình bày đúng theo yêu cầu: phần còn phải thu ghi ở mục Tài sản, phần nhận trước ghi ở mục Nguồn vốn.
Cuối năm có phải đánh giá lại công nợ bằng ngoại tệ ghi trên TK131 không?
Có. Các khoản phải thu bằng ngoại tệ cần được đánh giá lại theo tỷ giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
- Nếu tỷ giá tăng: ghi tăng TK131 (bên Nợ), ghi Có TK 413.
- Nếu tỷ giá giảm: ghi giảm TK131 (bên Có), ghi Nợ TK 413.
Khoản công nợ đã xử lý là nợ khó đòi nhưng sau đó thu được thì hạch toán thế nào?
Số tiền thu được sau khi đã xử lý là nợ không đòi được sẽ ghi nhận vào TK 711 – Thu nhập khác, không ghi giảm TK131 vì công nợ này đã bị loại ra trước đó.
Tạm kết:
Hạch toán đúng và đầy đủ Tài khoản 131 theo Thông tư 133 không chỉ giúp phản ánh chính xác công nợ khách hàng mà còn góp phần nâng cao năng lực quản trị tài chính cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Hy vọng những hướng dẫn trong bài viết trên sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
