Các khoản tiền lương, và trích theo lương như: bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) được hạch toán chi tiết như thế nào? Kế toán cần lưu ý những gì? Theo dõi bài viết dưới đây:
1. Các căn cứ pháp lý
- Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014.
- Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 8 năm 2016.
- Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014.
- Nghị định số 115/2015/NĐ-CP ngày 11 tháng 11 năm 2015.
- Nghị định số 28/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 03 năm 2015.
- Nghị định số 58/2020/NĐ-CP ngày 27 tháng 05 năm 2020.
- Luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20 tháng 11 năm 2019.
- Các quyết định và công văn hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, ví dụ: Quyết định số 595/QĐ-BHXH và Công văn 2159/BHXH-BT.
2. Các tài khoản kế toán sử dụng
Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 334 – phải trả người lao động.
- Tài khoản 338 – phải trả, phải nộp khác.
- Tài khoản 3382 – Kinh phí công đoàn
- Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội
- Tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế
- Tài khoản 3386 – Bảo hiểm thất nghiệp
- Tài khoản 3335 – Thuế thu nhập cá nhân
- Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
- TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
- TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
- TK 627 – Chi phí sản xuất chung
- TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
3. Nguyên tắc hạch toán và căn cứ tính lương
3.1. Nguyên tắc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
- Chi phí tiền lương phải trả cho người lao động thuộc bộ phận nào thì hạch toán vào tài khoản chi phí của bộ phận đó. Ví dụ, lương nhân viên bán hàng hạch toán vào TK 641 (hoặc 6421).
- Các khoản trích theo lương bao gồm hai phần: phần do doanh nghiệp chịu (tính vào chi phí) và phần do người lao động chịu (doanh nghiệp nộp thay và khấu trừ vào lương).
- Kế toán cần luôn cập nhật tỷ lệ các khoản trích theo lương mới nhất để áp dụng đúng cho doanh nghiệp.
3.2. Căn cứ tính lương nhân viên cuối tháng, kế toán tiến hành tính lương cho nhân viên dựa trên các căn cứ sau:
- Bảng chấm công của từng bộ phận.
- Hợp đồng lao động của nhân viên.
- Quy chế về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp của doanh nghiệp.
4. Tỷ lệ trích các khoản theo lương hiện hành
Theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH, tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm bắt buộc và kinh phí công đoàn như sau:
| Loại bảo hiểm | Doanh nghiệp đóng | Người lao động đóng | Tổng cộng |
| Bảo hiểm xã hội | 17,5% | 8% | 25,5% |
| Bảo hiểm y tế | 3% | 1,5% | 4,5% |
| Bảo hiểm thất nghiệp | 1% | 1% | 2% |
| Tổng cộng các khoản bảo hiểm | 21,5% | 10,5% | 32% |
| Kinh phí công đoàn | 2% | – | 2% |
Lưu ý: Người lao động không phải đóng kinh phí công đoàn, trừ trường hợp họ tham gia tổ chức công đoàn của cơ sở thì phải đóng đoàn phí công đoàn.
5. Hướng dẫn hạch toán lương và các khoản trích theo lương
Các nghiệp vụ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương thường được thực hiện theo các bước sau:
5.1. Hạch toán chi phí tiền lương
Căn cứ vào bảng tính lương, phiếu tính lương để hạch toán chi phí tiền lương cho từng bộ phận mà người lao động đang làm việc:
Đối với DN hạch toán theo TT 200:
Nợ TK 641: Tiền lương của bộ phận bán hàng.
Nợ TK 642: Tiền lương của bộ phận quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 622: Tiền lương của nhân công trực tiếp sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ.
Nợ TK 623: Tiền lương cho công nhân điều khiển xe, máy, phục vụ xe, máy.
Nợ TK 627: Tiền lương của nhân viên quản lý phân xưởng, bộ phận, tổ, đội sản xuất.
Có TK 334: Tổng số tiền lương thực tế phải trả trong tháng.
Đối với DN hạch toán theo TT 133:
Nợ TK 6421: Tiền lương của bộ phận bán hàng.
Nợ TK 6422: Tiền lương của bộ phận quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 154: Tiền lương của bộ phận sản xuất, dịch vụ.
Có TK 334: Tổng số tiền lương thực tế phải trả trong tháng.
5.2. Hạch toán các khoản trích theo lương
Căn cứ vào bảng tính lương, phiếu tính lương hoặc bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội để hạch toán các bút toán sau:
5.2.1. Trích khoản bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên (phần người lao động đóng):
Nợ TK 334: Tổng tiền bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên (10,5% tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm).
Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội (8% tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm).
Có TK 3384: Bảo hiểm y tế (1,5% tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm).
Có TK 3386 (TT 200) hoặc TK 3385 (TT 133): Bảo hiểm thất nghiệp (1% tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm).
5.2.2. Trích khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn tính vào chi phí của doanh nghiệp (phần doanh nghiệp đóng):
Nợ TK 641/ 642/ 622/ 627 (TT 200) hoặc TK 6421/ 6422/ 154 (TT 133): Tổng số tiền doanh nghiệp phải trích vào chi phí cho từng bộ phận (21,5% bảo hiểm bắt buộc + 2% kinh phí công đoàn).
Có TK 3382: Kinh phí công đoàn (2% tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm).
Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội (17,5% tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm).
Có TK 3384: Bảo hiểm y tế (3% tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm).
Có TK 3386 (TT 200) hoặc TK 3385 (TT 133): Bảo hiểm thất nghiệp (1% tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm).
Lưu ý: Không hạch toán vào TK 623 khoản trích về BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính trên lương phải trả công nhân sử dụng xe, máy thi công. Các khoản trích này được phản ánh vào tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung”.
5.3. Hạch toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải nộp (nếu có)
Khi trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của nhân viên:
Nợ TK 334: Tổng số thuế TNCN khấu trừ.
Có TK 3335: Thuế TNCN.
5.4. Hạch toán tạm ứng tiền lương (nếu có)
Khi có người lao động ứng trước tiền lương:
Nợ TK 334: Số tiền cho nhân viên ứng.
Có các TK 111, 112,…: Số tiền thực tế chi tạm ứng.
Lưu ý: Tài khoản 141 (Tạm ứng) dùng cho các khoản tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh, còn tạm ứng tiền lương hạch toán vào TK 334.
5.5. Thanh toán tiền lương
Khi chi trả tiền lương cho nhân viên bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản:
Nợ TK 334: Số tiền lương đã trả.
Có các TK 111, 112,…: Số tiền thực tế chi trả tiền lương.
Trường hợp trả lương bằng sản phẩm, hàng hóa: Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn (như bán cho khách hàng) và phản ánh doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động.
Có TK 5111/ 5112 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
Đồng thời, ghi tăng chi phí giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632
Có TK 156/TK 155/154.
5.6. Nộp tiền bảo hiểm, kinh phí công đoàn
Khi doanh nghiệp nộp tiền bảo hiểm và kinh phí công đoàn vào cơ quan nhà nước có thẩm quyền:
Nợ TK 3382: Số tiền KPCĐ đã nộp.
Nợ TK 3383: Số tiền BHXH đã nộp.
Nợ TK 3384: Số tiền BHYT đã nộp.
Nợ TK 3386 (TT 200) hoặc TK 3385 (TT 133): Số tiền BHTN đã nộp.
Có TK 111/112: Tổng số tiền thực nộp.
Lưu ý: Doanh nghiệp cần nộp các khoản bảo hiểm đúng hạn, nếu không sẽ phải chịu thêm khoản tiền chậm nộp.
5.7. Hạch toán tiền BHXH phải trả nhân viên (chế độ ốm đau, thai sản, v.v.)
Khi có phát sinh nhân viên được hưởng chế độ ốm đau, thai sản:
Nợ TK 3383: Số tiền chế độ được hưởng.
Có TK 334: Số tiền chế độ được hưởng.
Khi nhận được tiền BHXH từ Cơ quan Bảo hiểm xã hội chuyển về tài khoản công ty:
Nợ TK 112: Số tiền nhận được.
Có TK 3383: Số tiền nhận được.
Khi doanh nghiệp tiến hành chi trả tiền chế độ cho nhân viên:
Nợ TK 334: Số tiền chế độ được hưởng.
Có TK 111, 112: Số tiền chế độ được hưởng.
Hy vọng với bài viết hướng dẫn chi tiết này, bạn đã nắm chắc cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
