Khi nhân viên tạm ứng tiền lương trước với doanh nghiệp thì khoản tạm ứng này được hạch toán như thế nào? Nếu tạm ứng quá mức lương của nhân viên thì phải làm sao? Hãy theo dõi bài viết chi tiết dưới đây:
1. Sai lầm khi hạch toán tạm ứng lương
Khi nhìn thấy chữ “tạm ứng”, kế toán mặc định hạch toán vào tài khoản 141 nhưng bỏ qua bản chất việc tạm ứng lương.
Tạm ứng lương là việc người sử dụng lao động thanh toán một phần tiền lương trước để người lao động giải quyết nhu cầu cấp thiết. Đây là một khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người lao động, không phải tiền giao cho nhân viên để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo quy định tài khoản 141.
=> Do đó, tạm ứng lương không được hạch toán vào tài khoản 141.
Theo Khoản 1, Điều 22 của Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về tài khoản 141 như sau:
- Đối tượng nhận tạm ứng phải là người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp. Đối với những người nhận tạm ứng thường xuyên (như các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính), việc này cần được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.
- Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm về số tiền đã nhận và chỉ được sử dụng đúng mục đích, nội dung công việc đã được phê duyệt.
- Nếu số tiền tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết, người nhận phải nộp lại quỹ. Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng.
- Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
- Khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm số tiền đã nhận và đã sử dụng.
- Doanh nghiệp yêu cầu phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau.
- Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần.
Đây là một trong những sai lầm kế toán phổ biến nhất. Nhiều kế toán viên, chỉ vì thấy chữ “tạm ứng”, đã mặc định hạch toán vào TK 141, mà không chú ý đến bản chất của vấn đề.
2. Cách hạch toán đúng cho khoản tạm ứng lương
Để hạch toán đúng, tạm ứng lượng phải được hạch toán vào tài khoản 334 – phải trả người lao động.
Khi doanh nghiệp chi tiền mặt/tiền gửi ngân hàng tạm ứng lương cho nhân viên, hạch toán:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động. (số tiền tạm ứng)
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. (số tiền công ty chi tạm ứng lương)
Khi đến kỳ lương, tiền tạm ứng được khấu trừ vào tổng lương phải trả của nhân viên:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số tiền lương còn lại sau khi đã khấu trừ tạm ứng)
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Nếu phần tạm ứng lương vượt quá số lương thực nhận của nhân viên. Ghi phần chi vượt qua vào tài khoản 1388 (phải thu khác) để theo dõi và thu hồi trong các kỳ tiếp theo.
Khi ứng tiền:
Nợ TK 334 (số tiền lương ứng)
Nợ TK 1388 (số tiền vượt)
Có TK 111, 112
Đến thu hồi phần tiền lương đã ứng:
Nợ TK 111,112
Có TK 1388
Nếu thu hồi bằng cách trừ vào lương của tháng tiếp theo:
Nợ TK 334 (số tiền cần thu hồi)
Có TK 1388
Ví dụ 1: Công ty công nghệ XYZ chi 25.000.000 VNĐ qua chuyển khoản ngân hàng để tạm ứng lương cho lập trình viên Nguyễn Văn B vào giữa tháng để giải quyết nhu cầu cá nhân. Biết rằng lương tháng của Nguyên Văn B là 40.000.000 VNĐ
Hạch toán:
Khi chi tạm ứng:
Nợ TK 334: 25.000.000 VNĐ (Phải trả người lao động)
Có TK 112: 25.000.000 VNĐ (Tiền gửi ngân hàng)
Đến kỳ tính lương:
Nợ TK 334: 15.000.000 VNĐ (=40.000.000 VNĐ – 25.000.000 VNĐ)
Có TK 112: 15.000.000 VNĐ
VD2: Công ty kế toán ABC chi 10.000.000 VNĐ tạm ứng lương cho nhân viên C để giải quyết việc cá nhân. Biết rằng kế toán phát hiện nhân viên C có lương tháng là 8.000.000 VNĐ và phần ứng thừa lương được trừ vào lương tháng tiếp theo của chị C.
Hạch toán khi tạm ứng vượt quá:
Nợ TK 334: 8.000.000 VNĐ (Phần lương thực nhận)
Nợ TK 1388: 2.000.000 VNĐ (Phải thu khác – Phần chênh lệch vượt quá)
Có TK 111: 10.000.000 VNĐ (Tiền mặt)
Kỳ tính lương tháng sau:
Nợ TK 334: 8.000.000 VNĐ
Có TK 1388: 2.000.000 VNĐ
Có TK 112: 6.000.000 VNĐ
Tạm kết:
Như vậy, khoản tạm ứng lương của nhân viên phải được hạch toán vào tài khoản 334 mà không được hạch toán vào tài khoản tạm ứng 141. Mong rằng bài viết với ví dụ minh họa này giúp bạn hiểu được rõ bản chất của việc tạm ứng lương và cách hạch toán chi tiết!
