Cuối năm việc chi lương thưởng, lương tháng 13 để tri ân và khích lệ tinh thần lao động của doanh nghiệp. Vậy khoản chi phí lương tháng 13 này được hạch toán như thế nào? Lương tháng 13 có được tính làm chi phí hợp lý không? Ghi chi phí lương tháng 13 vào năm nào?
1. Lương tháng 13 có phải chi phí hợp lý không?
Tiền lương tháng 13 được đưa vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp nếu các điều kiện và mức được hưởng ghi cụ thể tại một trong các hồ sơ sau:
- Hợp đồng lao động.
- Thỏa ước lao động tập thể.
- Quy chế tài chính của công ty/tổng công ty/tập đoàn.
- Quy chế thưởng do chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc quy định theo quy chế tài chính của công ty.
Hồ sơ chứng từ cần thiết:
- Quyết định về lương thưởng.
- Phiếu chi tiền thưởng hoặc ủy nhiệm chi qua ngân hàng.
Lưu ý về kết quả kinh doanh:
- Nếu quy chế tài chính nội bộ quy định khoản lương tháng 13 không phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì khoản này vẫn ghi vào chi phí hợp lý.
- Nếu quy định khoản lương tháng 13 phụ thuộc vào kết quả kinh doanh (chi khi có lợi nhuận) thì khoản này sẽ không được ghi nhận là chi phí hợp lý khi doanh nghiệp lỗ.
2. Chi phí lương tháng 13 hạch toán vào năm nào?
Hạch toán chi phí lương tháng 13 vào năm nào phụ thuộc vào thời điểm thực thi và thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN của năm phát sinh:
- Nếu chi phí lương tháng 13 thực chi trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN của năm đó (thường là ngày 31/03 năm sau) thì khoản chi này sẽ được hạch toán vào chi phí của năm phát sinh (năm trước).
- Nếu chi phí lương tháng 13 thực chi sau thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm đó, khoan chi này sẽ được tính vào chi phí của năm thực chi (năm sau).
Ví dụ cụ thể:
Doanh nghiệp XYZ có chính sách trả lương tháng 13 năm 2023. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm 2023 là 31/03/2024.
Trường hợp Nhân viên P: Lương tháng 13 của Nhân viên P được tính cho năm 2023. Doanh nghiệp thực chi khoản này vào ngày 15/04/2024. Vì thời điểm thực chi (15/04/2024) là sau thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2023 (31/03/2024), chi phí lương tháng 13 của Nhân viên P sẽ được hạch toán vào năm 2024.
Trường hợp Nhân viên Q: Lương tháng 13 của Nhân viên Q cũng được tính cho năm 2023. Doanh nghiệp thực chi khoản này vào ngày 05/02/2024. Vì thời điểm thực chi (05/02/2024) là trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2023 (31/03/2024), chi phí lương tháng 13 của Nhân viên Q sẽ được hạch toán vào năm 2023.
3. Quy định chung về lương tháng 13
Một số điều đáng chú ý và quy định về lương tháng 13 mà kế toán cần biết:
- Lương tháng 13 không phải là khoản chi trả bắt buộc theo quy định của pháp luật. Việc chi trả phụ thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, hoặc quy chế tiền lương/thưởng của doanh nghiệp.
- Khoản chi lương tháng 13 được hiểu là tiền thưởng theo quy định tại điều 104 bộ luật lao động 2019.
- Quy chế thương do doanh nghiệp quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc.
4. Cách tính lương tháng 13
Lương tháng 13 thường được tính theo phương pháp sau:
– Trường hợp người lao động làm đủ 12 tháng: lương tháng 13 được tính bằng bình quân thực nhận của 12 tháng lương trong năm.
Ví dụ: Chị M làm việc đủ 12 tháng trong năm 2022. Mức lương của chị M từ tháng 01-09/2022 là 12 triệu đồng/tháng; từ tháng 10-12/2022 là 15 triệu đồng/tháng. Mức lương tháng 13 của chị M là: [(12 x 9) + (15 x 3)] / 12 = 12.75 triệu đồng.
Trường hợp lao động không làm đủ 12 tháng: Lương tháng 13 được tính theo tỷ lệ số tháng làm việc trong năm.
Công thức tính: Số lương tháng 13 = (số tháng làm việc trong năm/12) x tiền lương trung bình 12 tháng trong năm.
Ví dụ: Anh N bắt đầu làm việc tại công ty từ tháng 08/2023 với mức lương 11 triệu đồng/tháng (từ tháng 08-12/2023). Mức lương tháng 13 của anh N là: (5/12) x 11 = 4.58 triệu đồng.
Trường hợp đặc biệt: Đối với các người lao động có đóng góp đáng kể, lương tháng 13 có thể phụ thuộc vào tính đặc thù và quyết định của từng doanh nghiệp.
5. Hạch toán tiền lương tháng 13
Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, việc hạch toán lương tháng 13 được thực hiện như sau:
Khi tính ra lương tháng 13 của người lao động:
Nợ TK 622, 623, 6271, 6411, 6421 (hoặc TK 642).
Có TK 334 – “Lương và các khoản trả cho người lao động”.
Lưu ý: TK 334 được sử dụng để ghi nhận các khoản phải trả cho người lao động, bao gồm cả lương tháng 13. Các tài khoản khác như 623, 6271, 6411 có thể được sử dụng tùy thuộc vào cấu trúc tài khoản của doanh nghiệp.
Thuế TNCN trừ vào lương (nếu có):
Nợ TK 334.
Có TK 3335 – “Thuế thu nhập cá nhân”.
Khi tiến hành thanh toán lương tháng 13 cho người lao động:
Nợ TK 334.
Có TK 111 – “Tiền mặt” hoặc TK 112 – “Tiền gửi ngân hàng”.
6. Tiền lương tháng 13 có tính thuế TNCN không?
Tiền lương tháng 13 được xem là khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân. Theo quy định, thu nhập từ tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công là khoản thu nhập chịu thuế TNCN, bao gồm cả các khoản thưởng bằng tiền hoặc không bằng tiền dưới mọi hình thức. Người lao động chỉ phải nộp thuế sau khi trừ các khoản giảm trừ mà vẫn đạt đến mức phải nộp thuế TNCN.
Thời điểm xác định thuế TNCN: Thời điểm tính thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công là thời điểm tổ chức, cá nhân thực trả thu nhập cho người nộp thuế.
Ví dụ: Tiền thưởng lương tháng 13 của năm 2022, Công ty trả vào ngày 05/01/2023 thì sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của tháng 01/2023. Công ty sẽ tổng hợp toàn bộ thu nhập trong tháng 01/2023 (bao gồm cả tiền lương tháng 1 và tiền thưởng tháng 13) để tính và khấu trừ thuế TNCN, và khoản thu nhập này sẽ được quyết toán thuế TNCN cho kỳ tính thuế năm 2023.
7. Tiền lương tháng 13 có phải đóng BHXH không?
Không, tiền lương tháng 13 không phải đóng bảo hiểm xã hội (BHXH). Lý do là theo quy định tại Điều 104 (hoặc Điều 103) Bộ luật Lao động, tiền lương tháng 13 được coi là tiền thưởng, không phải tiền lương hay phụ cấp lương dùng làm căn cứ để tính đóng BHXH. Điều này được cụ thể hóa trong Công văn 560/LĐTBXH-BHXH của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, nêu rõ tiền thưởng (gồm cả tiền thưởng lương tháng thứ 13 hay tiền thưởng khác theo đánh giá kết quả công việc hàng năm) không làm căn cứ để tính đóng BHXH.
Hy vọng các thông tin chi tiết trên giúp bạn hiểu rõ hơn về cách hạch toán lương tháng 13 và các lưu ý quan trọng liên quan đến thuế và bảo hiểm.
