Tạm ứng tiền lương là nghiệp vụ thường gặp trong doanh nghiệp, đặc biệt vào thời điểm giữa kỳ hoặc khi người lao động có nhu cầu đột xuất. Việc hạch toán tạm ứng tiền lương đúng và đầy đủ không chỉ phục vụ quản lý nội bộ mà còn giúp tránh sai sót trong báo cáo tài chính và quyết toán thuế. Bài viết này sẽ tổng hợp và cung cấp các hướng dẫn chi tiết cũng như các điểm cần lưu ý trong vấn đề này.
1. Nghiệp vụ tạm ứng lương là gì?
Tạm ứng lương là khoản tiền mà người lao động được nhận trước so với kỳ trả lương chính thức. Đây không phải là khoản vay nên không phát sinh lãi suất và không làm thay đổi tổng thu nhập thực lĩnh. Việc tạm ứng thường xảy ra khi người lao động đã bắt đầu thực hiện công việc hoặc có nhu cầu chính đáng, và được doanh nghiệp chấp thuận theo thỏa thuận trước đó.
Trong một số trường hợp cụ thể, người sử dụng lao động có nghĩa vụ tạm ứng tiền lương cho người lao động. Ví dụ, khi người lao động tạm nghỉ làm để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 1 tuần trở lên, họ được quyền tạm ứng một phần tiền lương, tối đa không vượt quá mức lương của 1 tháng theo hợp đồng. Khoản này sẽ được hoàn trả sau đó.
Về mặt kế toán, nghiệp vụ tạm ứng lương phát sinh khi doanh nghiệp thực hiện chi trước một phần tiền lương cho người lao động. Nếu người lao động đi công tác và cần tạm ứng tiền mặt, họ cần nộp giấy đề nghị tạm ứng để được xét duyệt. Sau khi được phê duyệt, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu chi, hạch toán nghiệp vụ và lưu trữ chứng từ theo đúng quy trình nội bộ.
2. Nguyên tắc hạch toán các tài khoản tạm ứng
Trong kế toán doanh nghiệp, các khoản tạm ứng cho người lao động được phản ánh thông qua Tài khoản 141 – Tạm ứng. Tài khoản này được dùng để ghi nhận số tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp giao trước cho người lao động để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, đồng thời theo dõi quá trình thanh toán, quyết toán các khoản đó.
Tuy nhiên, căn cứ theo Điều 53 Thông tư 200/2014/TT-BTC, khoản tạm ứng tiền lương, tiền công cho người lao động được coi là khoản nợ phải trả của doanh nghiệp. Do đó, về nguyên tắc kế toán, khoản này được phản ánh trên Tài khoản 334 – Phải trả người lao động, thay vì tài khoản 141 như đối với các khoản tạm ứng khác.
Việc sử dụng tài khoản 334 nhằm đảm bảo ghi nhận đúng bản chất của nghiệp vụ: doanh nghiệp có nghĩa vụ thanh toán phần lương đã cam kết, dù đã chi trước một phần cho người lao động. Khi đến kỳ trả lương chính thức, số tiền đã tạm ứng sẽ được đối trừ và ghi nhận phần chênh lệch còn phải chi trả thực tế.
3. Hướng dẫn hạch toán tạm ứng tiền lương
Khi chi tạm ứng tiền lương, hạch toán
Nợ 334 – Phải trả cho người lao động (Số tiền tạm ứng sẽ trừ vào khoản tiền lương còn được nhận cuối tháng)
Có TK 111, 112.
4. Một số thắc mắc và lưu ý cần quan tâm khi tạm ứng tiền lương cho nhân viên
4.1. Một số thắc mắc thường gặp đối với việc hạch toán tạm ứng tiền lương
Có bắt buộc phải cho người lao động tạm ứng lương không?
Có. Theo quy định tại Điều 101 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải tạm ứng lương cho người lao động trong trường hợp họ nghỉ để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên, mức tạm ứng tối đa không quá 01 tháng lương theo hợp đồng lao động.
Ngoài trường hợp này, các khoản tạm ứng khác sẽ phụ thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên (Ví dụ: Lý do cá nhân, khó khăn tài chính…).
Có giới hạn số lần tạm ứng trong tháng không?
Pháp luật hiện hành không giới hạn số lần tạm ứng, tuy nhiên doanh nghiệp có thể quy định cụ thể trong nội quy lao động hoặc quy chế tài chính nội bộ. Việc này nhằm đảm bảo kiểm soát dòng tiền và tránh phát sinh công nợ nội bộ phức tạp.
Có cần ký nhận và lập chứng từ cho mỗi lần tạm ứng?
Có. Mỗi lần tạm ứng đều cần có:
- Giấy đề nghị tạm ứng từ người lao động
- Phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản có chữ ký của người nhận
- Phê duyệt của người có thẩm quyền
Việc lập đầy đủ chứng từ không chỉ tuân thủ quy định kế toán mà còn là căn cứ đối chiếu công nợ và bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp nếu phát sinh tranh chấp.
Tạm ứng lương hạch toán vào tài khoản nào?
- Trường hợp tạm ứng lương trước kỳ trả lương chính thức: Hạch toán vào Tài khoản 334 – Phải trả người lao động
- Nếu tạm ứng phục vụ công việc (như công tác phí, mua nguyên vật liệu…): Sử dụng Tài khoản 141 – Tạm ứng
Lưu ý: Không nên nhầm lẫn giữa hai mục đích để tránh sai lệch báo cáo tài chính và nội dung thanh tra sau này.
Nếu người lao động nghỉ việc sau khi tạm ứng thì xử lý thế nào?
Trường hợp người lao động nghỉ việc trước khi hoàn ứng:
- Doanh nghiệp có quyền khấu trừ vào khoản lương còn lại, tiền phép chưa sử dụng hoặc các khoản trợ cấp (nếu có)
- Nếu không đủ bù trừ, doanh nghiệp cần liên hệ hoàn trả, lập biên bản đối chiếu công nợ và có thể xử lý theo hướng thu hồi nợ nội bộ
Doanh nghiệp có được từ chối tạm ứng không?
Nếu không thuộc trường hợp bắt buộc theo luật, doanh nghiệp có quyền từ chối tạm ứng nếu không có căn cứ chính đáng hoặc người lao động còn nợ ứng kỳ trước. Tuy nhiên, nên thể hiện rõ điều này trong quy chế tài chính hoặc nội quy công ty để tránh hiểu nhầm.
Khoản tạm ứng lương có phải tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN)?
Không. Tạm ứng lương không phải là khoản thu nhập độc lập, mà là phần ứng trước của lương nên không phát sinh nghĩa vụ thuế TNCN tại thời điểm ứng. Thuế TNCN sẽ được tính trên tổng lương thực tế nhận trong kỳ, sau khi khấu trừ tạm ứng (nếu có).
4.2. Một số lưu ý đối với công tác kế toán
Người làm kế toán cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Luôn theo dõi tạm ứng theo từng cá nhân, không gộp chung
- Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt trước khi duyệt chi
- Hạn chế tạm ứng sát cuối kỳ để tránh chồng lấn nghiệp vụ trả lương
- Khi trả lương, phải đối trừ đầy đủ số đã ứng, không để tồn dư lâu dài trong TK 334 hoặc 141.
Tạm kết:
Tạm ứng tiền lương – dù là khoản tạm thời – vẫn cần được ghi nhận chặt chẽ để đảm bảo tính nhất quán trong sổ sách kế toán. Bên cạnh đó, việc đảm bảo hạch toán tạm ứng tiền lương đúng thời điểm, đúng đối tượng và đối chiếu thường xuyên sẽ giúp người làm kế toán thuận lợi trong việc chủ động kiểm soát số liệu, tránh nhầm lẫn và giảm thiểu rủi ro trong công tác kiểm tra sau này.
