Hạch toán hàng tặng không thu tiền là một nghiệp vụ kế toán thường gặp trong các chương trình biếu tặng, khuyến mại hoặc tri ân khách hàng. Để thực hiện đúng quy định, kế toán cần nắm rõ cách lập hóa đơn, xác định giá tính thuế GTGT cũng như ghi nhận chi phí và thu nhập. Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch tài chính mà còn hạn chế rủi ro về thuế và xử phạt hành chính. Nội dung bài viết dưới đây của ketoan.vn sẽ chia sẻ thêm về vấn đề này.
1. Quy định về hàng biếu tặng không thu tiền
Khi phát sinh nghiệp vụ biếu, tặng hàng hóa, doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến cách hạch toán mà trước hết cần nắm rõ các quy định liên quan đến hóa đơn và thuế. Việc xuất hóa đơn, cách tính thuế GTGT cũng như ghi nhận chi phí là những yếu tố bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
- Xuất hóa đơn bắt buộc: Trường hợp doanh nghiệp dùng hàng hóa để biếu tặng hoặc trả thay lương cho nhân viên, phải lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT như một giao dịch bán hàng thông thường.
- Căn cứ tính thuế GTGT: Giá tính thuế được xác định theo giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc có tính chất tương đương. Khoản này không được ghi nhận vào doanh thu chịu thuế TNDN.
- Thể hiện trên hóa đơn: Cần điền đầy đủ thông tin, đồng thời bổ sung dòng diễn giải “Hàng biếu tặng không thu tiền”.
- Chi phí hợp lý: Kể từ năm 2015, chi phí liên quan đến hoạt động cho, biếu, tặng không còn giới hạn ở mức 15%, miễn sao có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ đi kèm.
2. Hàng cho biếu tặng có cần lập hóa đơn không?
Theo quy định tại Thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC), mọi trường hợp xuất hàng hóa, dịch vụ cho mục đích khuyến mại, quảng cáo, biếu tặng… đều phải lập hóa đơn và kê khai thuế như khi bán hàng thông thường.
- Theo điểm b, khoản 7, Điều 3: Người bán bắt buộc phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ. Quy định này áp dụng cho cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm mẫu; hoặc dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (ngoại trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ phục vụ sản xuất).
- Theo khoản 9, Điều 3: Đối với hàng hóa, dịch vụ đem cho, biếu, tặng, trao đổi, hoặc trả thay lương, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng). Trên hóa đơn cần ghi đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc và tính thuế GTGT như khi xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.
3. Cách hạch toán hàng biếu tặng không thu tiền
3.1 Hạch toán tại bên cho biếu tặng
Trường hợp mua hàng về để tặng ngay, không qua kho:
Nợ TK 641, 642 (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Nợ TK 642 (theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331
Trường hợp hàng hóa mua về trước, nhập kho rồi mới đem đi tặng:
Nợ TK 152, 153, 156 – Giá trị hàng hóa nhập kho
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331
3.2 Hạch toán tại bên nhận biếu tặng
Nếu hàng biếu tặng là hàng hóa nội địa:
Nợ TK 156, 242, 211…: Tổng giá trị hàng nhận (đã bao gồm thuế GTGT, không được khấu trừ)
Có TK 711 – Thu nhập khác
Nếu hàng biếu tặng là hàng nhập khẩu phi mậu dịch (không mang tính chất thương mại):
Ghi nhận trị giá lô hàng:
Nợ TK 152, 156, 211, 642 – Nguyên vật liệu, hàng hóa, chi phí
Có TK 711 – Giá trị tính thuế theo Hải quan
Khi nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu:
Nợ TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu
Nợ TK 3333 – Thuế nhập khẩu
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Trường hợp giá trị hàng đã được ghi nhận theo giá thị trường/giá Hải quan, phần thuế nhập khẩu được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 3333 – Thuế nhập khẩu
4. Một số thắc mắc liên quan đến nghiệp vụ hạch toán hàng biếu tặng
Giá tính thuế GTGT đối với hàng biếu tặng được xác định thế nào?
Giá tính thuế là giá của hàng hóa/dịch vụ cùng loại hoặc có giá trị tương đương tại thời điểm biếu tặng. Riêng với hàng mẫu dùng thử không thu tiền, giá tính thuế được xác định bằng 0 nhưng vẫn phải lập hóa đơn, trên đó ghi rõ “hàng xuất mẫu không thu tiền”.
Không lập hóa đơn cho hàng biếu tặng bị phạt bao nhiêu?
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng nếu không lập hóa đơn khi xuất hàng biếu tặng.
Có thể thấy, hạch toán hàng tặng không thu tiền không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận chi phí hay giá vốn, mà còn gắn liền với nghĩa vụ lập hóa đơn và kê khai thuế. Doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ quy định để tránh rủi ro về thuế và xử phạt hành chính. Hy vọng với những hướng dẫn cụ thể trong bài, kế toán có thể dễ dàng áp dụng vào thực tế, đảm bảo minh bạch tài chính và đúng chuẩn mực pháp luật.
