Trong sản xuất, bao bì là một yếu tố quan trọng, có tác dụng bảo vệ hàng hóa, định hình thương hiệu cũng như nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Đối với công tác kế toán, chi phí bao bì đóng gói sản phẩm có ảnh hưởng không nhỏ đến hạch toán giá thành và báo cáo tài chính, nhất là với doanh nghiệp sản xuất. Bài viết này sẽ tổng hợp và cung cấp những thông tin đầy đủ, chi tiết nhất về cách hạch toán chi phí bao bì đóng gói sản phẩm cùng những chứng từ kế toán liên quan.

1. Hệ thống sổ sách và chứng từ cần thiết cho hạch toán mua bao bì đóng gói sản phẩm

Để quản lý khoản chi phí bao bì đóng gói sản phẩm một cách khoa học, công tác kế toán cần tổ chức hệ thống sổ sách đầy đủ và chuẩn bị đúng bộ chứng từ cần thiết. Cụ thể:

1.1. Hệ thống sổ sách cần thiết

Để kiểm soát hiệu quả chi phí bao bì và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý vật tư, doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống sổ sách kế toán hợp lý, bao gồm:

Sổ chi tiết vật tư – bao bì: Dùng để theo dõi từng chủng loại bao bì về số lượng, giá mua, thời điểm nhập, tình trạng sử dụng… giúp kiểm soát tồn kho và hỗ trợ định giá đầu vào.
Sổ cái vật tư: Là nơi tập hợp dữ liệu tổng hợp từ sổ chi tiết, phản ánh giá trị nhập – xuất – tồn của vật tư, bao bì trên toàn doanh nghiệp, từ đó phục vụ công tác lập báo cáo tài chính.
Sổ theo dõi chi phí liên quan: Bao gồm các khoản chi phí bổ sung như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, kiểm nghiệm, thuế GTGT đầu vào… đảm bảo việc phân bổ chi phí mua bao bì được chính xác, minh bạch.
Sổ nhập – xuất kho: Ghi chép quá trình nhập kho bao bì từ nhà cung cấp và xuất dùng cho hoạt động sản xuất, đóng gói. Đây là cơ sở để kiểm kê định kỳ và đối chiếu tồn kho thực tế.

1.2. Chứng từ kế toán cần có

Khi hạch toán chi phí mua bao bì, kế toán cần lưu trữ và xuất trình đầy đủ hệ thống chứng từ sau:

Hóa đơn GTGT mua bao bì: Căn cứ pháp lý ghi nhận chi phí và thuế đầu vào, đồng thời là cơ sở để kê khai thuế và hạch toán giá trị hàng mua.
Hợp đồng cung cấp bao bì: Là văn bản thể hiện thỏa thuận giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, quy định rõ nội dung giao dịch như giá cả, chất lượng, điều kiện thanh toán và thời gian giao hàng.
Phiếu nhập kho: Ghi nhận thực tế bao bì được nhập vào kho, có giá trị đối chiếu với hóa đơn và là căn cứ ghi nhận vào sổ kho.
Biên bản giao nhận: Xác nhận số lượng, chất lượng bao bì được bàn giao, có thể giữa bên mua – bên bán hoặc giữa các bộ phận nội bộ (nếu có luân chuyển vật tư trong doanh nghiệp).
Chứng từ thanh toán: Bao gồm phiếu chi (nếu thanh toán tiền mặt) hoặc ủy nhiệm chi/chứng từ chuyển khoản, thể hiện việc hoàn tất nghĩa vụ tài chính với nhà cung cấp.
Chứng từ thuế GTGT đầu vào: Được dùng khi doanh nghiệp đủ điều kiện khấu trừ thuế, cần lưu cùng hóa đơn để phục vụ kê khai và thanh tra thuế.
Bảng kê vật tư bao bì: Là bản tổng hợp chi tiết các loại bao bì đã mua, đơn giá, thành tiền… hỗ trợ cho việc theo dõi, quản lý và lập báo cáo liên quan đến vật tư đóng gói.

2. Tài khoản sử dụng khi hạch toán chi phí bao bì đóng gói sản phẩm

Tùy vào mục đích sử dụng và tính chất của bao bì, kế toán cần lựa chọn tài khoản phù hợp để phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ và đảm bảo tuân thủ quy định kế toán hiện hành. Dưới đây là các tài khoản được sử dụng phổ biến:

Tài khoản 156 – Hàng hóa: Áp dụng với các loại bao bì chỉ sử dụng một lần, đi kèm hàng hóa khi bán. Giá trị bao bì được ghi nhận như một phần của hàng hóa nhập kho, không bao gồm thuế GTGT nếu được khấu trừ.
Tài khoản 1532 – Bao bì luân chuyển: Dùng cho bao bì có thể tái sử dụng nhiều lần như thùng nhựa, khay, két… Các loại này được quản lý như công cụ, dụng cụ và phân bổ dần giá trị sử dụng theo thời gian hoặc số lần dùng.
Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu: Sử dụng khi bao bì là thành phần vật tư trực tiếp của sản phẩm (ví dụ như túi hút chân không trong chế biến thực phẩm). Ghi nhận nguyên vật liệu đầu vào để phục vụ tính giá thành.
Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Dành cho các khoản chi bao bì phục vụ hoạt động bán hàng như đóng gói giao hàng, trưng bày tại điểm bán hoặc bảo quản sản phẩm trong kho. Khoản này được ghi nhận trực tiếp vào chi phí bán hàng.
Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang: Áp dụng khi bao bì từ hàng hóa được đưa vào sử dụng trong quá trình sản xuất. Giá trị bao bì cùng chi phí đóng gói sẽ được tính vào chi phí sản xuất chung và sau đó kết chuyển vào giá vốn.
Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Ghi nhận thuế giá trị gia tăng đầu vào phát sinh từ việc mua bao bì. Nếu doanh nghiệp đủ điều kiện khấu trừ, khoản thuế này sẽ được tách riêng và kê khai theo đúng quy định.
Tài khoản 331 – Phải trả người bán: Dùng để phản ánh các khoản công nợ với nhà cung cấp bao bì, bất kể hình thức thanh toán là trả ngay hay trả chậm theo hợp đồng.

Lưu ý: Việc lựa chọn tài khoản phù hợp phải dựa trên thực tế hoạt động sản xuất – kinh doanh và quy trình quản lý vật tư tại từng doanh nghiệp để đảm bảo phản ánh trung thực, hợp lý chi phí bao bì trong hệ thống sổ sách kế toán.

3. Hướng dẫn hạch toán chi phí bao bì đóng gói sản phẩm chi tiết

3.1. Bao bì dùng một lần không tái sử dụng

Trường hợp doanh nghiệp mua bao bì đóng gói sản phẩm sử dụng một lần và đưa vào hàng hóa để bán:

– Khi mua bao bì, hạch toán:

Nợ TK 156 – Hàng hóa (Giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)

Có TK 111, 112, 331.

– Khi xuất bán sản phẩm kèm bao bì, hạch toán:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Bao gồm giá trị bao bì)

Có TK 156 – Hàng hóa.

3.2. Bao bì luân chuyển (tái sử dụng nhiều lần)

Trường hợp doanh nghiệp mua bao bì có thể sử dụng nhiều lần, được quản lý như công cụ, dụng cụ:

– Khi mua bao bì, hạch toán:

Nợ TK 1532 – Bao bì luân chuyển (Giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)

Có TK 111, 112, 331.

– Khi xuất bao bì vào sử dụng:

+ Nếu phân bổ vào chi phí sản xuất, hạch toán:

Nợ TK 142, 242

Có TK 1532 – Bao bì luân chuyển.

+ Khi phân bổ dần vào chi phí sản xuất hoặc bán hàng, hạch toán:

Nợ TK 627, 6412

Có TK 142, 242.

3.3. Bao bì đóng gói như phụ liệu trực tiếp trong sản xuất

Nếu bao bì được sử dụng như một phần nguyên liệu đóng gói sản phẩm:

– Khi mua bao bì, hạch toán:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)

Có TK 111, 112, 331.

– Khi xuất dùng cho sản xuất, hạch toán:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.

3.4. Bao bì liên quan đến hoạt động bán hàng

Nếu bao bì chủ yếu phục vụ cho việc trưng bày, bảo quản, giao hàng, khi mua bao bì, hạch toán:

Nợ TK 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331.

3.5. Bao bì chuyển đổi trong quá trình sản xuất – đóng gói

Nếu bao bì được mua vào TK156 nhưng sau đó được chuyển sang phục vụ sản xuất:

– Khi mua bao bì, hạch toán:

Nợ TK 156 – Hàng hóa

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)

Có TK 111, 112, 331.

– Khi chuyển sang sản xuất, hạch toán:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Có TK 156 – Hàng hóa

– Khi hoàn thành và kết chuyển giá thành sản phẩm, hạch toán:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

3.6. Bao bì mua theo hợp đồng chia sẻ chi phí giữa các bộ phận

– Nếu chi phí bao bì được chia cho sản xuất và bán hàng. Khi mua bao bì, hạch toán:

Nợ TK 156 – Hàng hóa (Toàn bộ giá trị bao bì)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)

Có TK 111, 112, 331.

– Khi phân bổ chi phí, hạch toán:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất (Phần chi phí sản xuất)

Nợ TK 6412 – Chi phí bán hàng (Phần chi phí bán hàng)

Có TK 156 – Hàng hóa.

3.7. Bao bì được thuê (không mua)

Nếu doanh nghiệp thuê bao bì từ bên thứ ba, hạch toán khi thanh toán chi phí thuê:

Nợ TK 627, 6412 – Chi phí thuê bao bì (Tùy thuộc vào mục đích sử dụng)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)

Có TK 111, 112, 331.

3.8. Bao bì miễn phí hoặc được tặng kèm

Nếu bao bì được nhận miễn phí nhưng có giá trị thực tế:

– Ghi nhận giá trị bao bì nhận miễn phí, hạch toán:

Nợ TK 156 – Hàng hóa (Theo giá hợp lý)

Có TK 711 – Thu nhập khác.

– Khi xuất dùng bao bì, hạch toán:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 156 – Hàng hóa.

3.9. Bao bì được bảo dưỡng, sửa chữa hoặc nâng cấp

Nếu bao bì sau khi mua cần bảo dưỡng, sửa chữa:

– Khi phát sinh chi phí bảo dưỡng, sửa chữa, hạch toán:

Nợ TK 627, 6412 – Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa (tùy theo mục đích sử dụng)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331.

– Nếu chi phí sửa chữa lớn làm tăng giá trị sử dụng, hạch toán:

Nợ TK 1532 – Bao bì luân chuyển

Có TK 627, 6412 – Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa.

4. Một số thắc mắc thường gặp liên quan đến chi phí bao bì đóng gói sản phẩm

Bao bì đi kèm sản phẩm có được tính vào giá vốn không?

Có. Đối với bao bì không tách rời sản phẩm khi bán ra (như hộp đựng, tem nhãn, túi đóng gói cố định…), khoản chi này sẽ được hạch toán vào giá thành sản phẩm và được kết chuyển vào giá vốn hàng bán khi xuất kho.

Bao bì luân chuyển có phải trích khấu hao không?

Tuy không áp dụng khấu hao như tài sản cố định nhưng bao bì luân chuyển được quản lý như công cụ, dụng cụ và cần phân bổ dần qua nhiều kỳ theo phương pháp phù hợp (theo số lần sử dụng, sản lượng hoặc thời gian sử dụng ước tính).

Bao bì phục vụ trưng bày, quảng cáo có được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?

Được, nếu có đầy đủ chứng từ hợp lệ và mục đích sử dụng rõ ràng phục vụ cho hoạt động bán hàng, chi phí này được hạch toán vào chi phí bán hàng và là chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế TNDN.

Khi mua bao bì, nhưng không có hóa đơn đầu vào, có được ghi nhận chi phí không?

Trong trường hợp không có hóa đơn GTGT mà chỉ có chứng từ mua bán thông thường (Ví dụ: Mua từ cá nhân không kinh doanh), doanh nghiệp vẫn có thể ghi nhận chi phí nếu đảm bảo điều kiện:

Chứng từ thanh toán hợp pháp
Biên bản giao nhận và phục vụ hoạt động SXKD.

Tuy nhiên, chi phí này có thể không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Tạm kết:

Chi phí bao bì tưởng chừng nhỏ nhưng nếu hạch toán thiếu chính xác sẽ dễ dẫn đến lệch giá thành, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và rủi ro khi thanh tra thuế. Hy vọng bài viết là cẩm nang hữu ích trong việc hạch toán chi phí bao bì đóng gói sản phẩm và đem lại nhiều giá trị cho bạn đọc.