Cộng tác viên là những người không gắn bó toàn thời gian nhưng lại đóng góp thiết thực vào hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chính sự “linh hoạt” đó đôi khi lại khiến người làm kế toán lúng túng đối trong vấn đề hạch toán lương cộng tác viên ra sao cho đúng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp và cung cấp những hướng dẫn chi tiết, đầy đủ nhất đối với vấn đề này.
1. Cộng tác viên trong doanh nghiệp là gì?
Cộng tác viên (CTV) là cá nhân thực hiện công việc theo sự thỏa thuận với doanh nghiệp nhưng không ký kết hợp đồng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và CTV thường được thiết lập dưới hình thức hợp đồng dịch vụ, thỏa thuận hợp tác hoặc hợp đồng khoán việc, căn cứ theo Bộ luật Dân sự (điển hình là Điều 513 về hợp đồng dịch vụ).
| Cộng tác viên | Người lao động chính thức | |
| Loại hợp đồng | Hợp đồng dịch vụ, khoán việc (dưới Bộ luật Dân sự). | Hợp đồng lao động (dưới Bộ luật Lao động). |
| Ràng buộc hành chính | Không bị ràng buộc về thời gian, địa điểm làm việc. | Chịu sự quản lý trực tiếp về thời gian, kỷ luật lao động. |
| Trách nhiệm bảo hiểm | Không thuộc diện bắt buộc đóng BHXH, BHYT, BHTN. | Doanh nghiệp và người lao động cùng đóng đầy đủ các khoản bảo hiểm bắt buộc. |
| Chi trả thu nhập | Được xem là chi phí dịch vụ hoặc chi phí thuê ngoài. | Ghi nhận là chi phí tiền lương. |
| Khấu trừ thuế TNCN | Khấu trừ 10% nếu thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên (trừ khi có mẫu 02/CK-TNCN). | Tính thuế TNCN theo biểu lũy tiến từng phần nếu là lao động dài hạn. |
2. Quy trình hạch toán lương cộng tác viên
2.1. Xác định tính chất hợp đồng
Trước khi tiến hành hạch toán, cần xác định rõ mối quan hệ giữa doanh nghiệp và cộng tác viên không mang tính chất của một hợp đồng lao động. Một số dấu hiệu nhận biết:
- Hai bên ký kết hợp đồng dịch vụ, hợp đồng khoán việc hoặc biên bản thỏa thuận không điều chỉnh bởi Bộ luật Lao động.
- CTV không chịu sự quản lý trực tiếp, không bị ràng buộc giờ giấc, không có bảng chấm công hoặc nội quy lao động áp dụng.
- Công việc mang tính thời vụ, khoán theo sản phẩm hoặc theo kết quả đầu ra cụ thể.
Việc xác định đúng bản chất hợp đồng sẽ là cơ sở pháp lý để lựa chọn cách hạch toán phù hợp và tránh nhầm lẫn với chi phí tiền lương của người lao động chính thức.
2.2. Tính và chi trả thu nhập
Sau khi xác định rõ tính chất hợp tác không phải lao động, kế toán cần thực hiện các bước sau:
– Xác định số tiền chi trả trước thuế: Khoản thù lao trả cho CTV thường được xác định theo giá trị hợp đồng, khối lượng công việc hoặc kết quả đầu ra đã được hai bên thống nhất. Đây là khoản thu nhập chịu thuế TNCN theo diện tiền công, tiền thù lao (theo Điều 2, Thông tư 111/2013/TT-BTC).
– Khấu trừ thuế TNCN:
- Nếu khoản chi trả từ 2.000.000 đồng/lần trở lên, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi chi trả.
- Trường hợp ngoại lệ, nếu CTV chỉ có một nguồn thu nhập duy nhất, và dự kiến tổng thu nhập năm dưới 132 triệu đồng, thì có thể nộp mẫu cam kết 02/CK-TNCN (áp dụng cho người cư trú, có MST cá nhân). Khi đó, doanh nghiệp không khấu trừ thuế.
– Lập chứng từ chi tiền:
Tùy theo phương thức thanh toán, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt
- Chứng từ ngân hàng (ủy nhiệm chi, giấy báo nợ…) nếu thanh toán chuyển khoản
- Kèm theo bảng kê chi trả, hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu (nếu có)
2.3. Hướng dẫn cách hạch toán lương cộng tác viên
– Khi hạch toán lương CTV:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân
– Khi trả lương cộng tác viên:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có các TK 111,112
– Khi đóng thuế TNCN
Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân
Có các TK 111,112
3. Một số lưu ý đối với chứng từ, hồ sơ
Để khoản chi trả cho cộng tác viên được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ các chứng từ sau:
- Hợp đồng cộng tác viên hoặc văn bản thỏa thuận hợp tác: Văn bản này là căn cứ pháp lý xác lập quan hệ dân sự giữa hai bên, thể hiện rõ nội dung công việc, thời hạn, mức thù lao và phương thức thanh toán.
- Bảng kê thanh toán và biên bản nghiệm thu công việc (nếu có): Giúp xác định công việc đã hoàn thành, khối lượng thực hiện và giá trị được thanh toán – đặc biệt cần thiết với các công việc mang tính khoán sản phẩm.
- Cam kết 02/CK-TNCN: Trường hợp cộng tác viên có thu nhập dưới 132 triệu đồng/năm và chỉ có duy nhất một nguồn thu, họ có thể nộp mẫu này để doanh nghiệp không khấu trừ thuế 10%. Lưu ý: cá nhân phải có mã số thuế cá nhân hợp lệ.
- Chứng từ chi tiền và chứng từ nộp thuế TNCN: Bao gồm phiếu chi, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng, biên lai nộp thuế… Các chứng từ này không chỉ phục vụ cho kế toán mà còn là căn cứ chứng minh tính hợp lệ của khoản chi khi quyết toán thuế.
Doanh nghiệp nên lưu trữ chứng từ trên cả bản giấy và bản scan, có thể liên kết hồ sơ theo từng cá nhân CTV để tiện theo dõi và tra cứu.
4. Một số sai sót thường gặp
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp phải các vướng mắc sau khi hạch toán chi phí cho cộng tác viên. Dưới đây là ba lỗi phổ biến:
- Nhầm lẫn với chi phí lương nhân viên chính thức: Việc ghi nhận chi phí CTV vào tài khoản lương (tiểu khoản 334) hoặc không có hồ sơ rõ ràng sẽ dẫn đến rủi ro bị loại chi phí khi kiểm tra thuế, vì cơ quan thuế có thể coi đây là lao động trá hình.
- Không khấu trừ thuế đúng quy định: Không khấu trừ thuế 10% khi chi trả trên 2 triệu đồng/lần, hoặc không có cam kết 02/CK-TNCN, là lỗi dễ xảy ra. Dù là khoản nhỏ, nhưng nếu bị phát hiện, doanh nghiệp vẫn phải truy thu và nộp phạt.
- Thiếu hợp đồng hoặc chứng từ chứng minh tính hợp lệ: Chỉ có phiếu chi mà không kèm hợp đồng, bảng kê công việc, hoặc biên bản nghiệm thu sẽ khiến khoản chi bị đánh giá là không đủ căn cứ pháp lý và bị loại khỏi chi phí được trừ.
Tạm kết:
Cộng tác viên tuy là những nhân sự nằm ngoài biên chế của doanh nghiệp nhưng đóng góp không nhỏ đối với chiến lược phát triển. Chính vì vậy, người làm kế toán cần chủ động phân biệt, ghi nhận và hạch toán lương cộng tác viên chính xác và tuân thủ pháp luật. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp qua bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
