Hạch toán chuyển tiền từ tài khoản cá nhân vào tài khoản công ty

Việc chuyển tiền từ tài khoản cá nhân vào tài khoản công ty như từ nhân viên trong công ty, giám đốc,… vào tài khoản ngân hàng doanh nghiệp. Vậy với các giao dịch như vậy, kế toán cần xử lý như thế nào? Hạch toán ra sao cho đúng!

Trước hết, kế toán cần phân biệt 3 trường hợp khi chuyển tiền giữa tài khoản cá nhân và tài khoản công ty như sau:

• TH1: Chuyển tiền từ tài khoản công ty vào tài khoản cá nhân đang làm việc tại công ty.
• TH2: Chuyển tiền từ tài khoản cá nhân đang làm việc tại công ty vào tài khoản công ty.
• TH3: Chuyển tiền từ tài khoản công ty vào tài khoản cá nhân không làm việc tại công ty.

Mỗi trường hợp, ta sẽ có cách xử lý khác nhau. Cụ thể theo dõi ngay sau đây:

Trường hợp 01: Chuyển tiền từ tài khoản công ty vào tài khoản cá nhân đang làm việc tại Công ty

Giao dịch này là công ty chuyển tiền cho cá nhân làm việc tại công ty (có thể là giám đốc, nhân viên). Để xử lý giao dịch này, kế toán có thể coi đây như khoản nợ, tạm ứng hoặc lấy tiền về quỹ.

1. Cách thứ nhất: Xem như một khoản công ty mượn
   • Chứng từ cần lập: Hợp đồng hoặc biên bản mượn tiền.
   • Hạch toán:
     • Khi công ty nhận tiền mượn: Nợ TK 111 (Tiền mặt) / Có TK 3388 (Các khoản phải trả, phải nộp khác).
     • Khi công ty trả lại tiền qua ngân hàng: Nợ TK 3388 / Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng).
2. Cách thứ hai: Đưa vào là một khoản tạm ứng
   • Chứng từ cần lập: Giấy đề nghị tạm ứng.
   • Hạch toán:
     • Khi công ty chi tiền tạm ứng qua ngân hàng: Nợ TK 141 (Tạm ứng) / Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng).
     • Khi nhân viên hoàn ứng bằng tiền mặt: Nợ TK 111 (Tiền mặt) / Có TK 141 (Tạm ứng).
3. Cách bổ sung: Xem như rút tiền từ tài khoản về quỹ
   • Nội dung ghi: “Nguyễn Văn A rút tiền về quỹ”.
   • Hạch toán:
     • Lập phiếu thu tiền: Nợ TK 111 (Tiền mặt) / Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng).

Trường hợp 02: Chuyển tiền từ tài khoản cá nhân đang làm tại công ty vào tài khoản công ty

Trường hợp này ngược lại với TH1 ở trên, giao dịch là cá nhân (giám đốc, nhân viên) chuyển tiền vào tài khoản công ty. Ta cũng xử lý tương tự và coi đây là khoản nợ hoặc tạm ứng của cá nhân cho công ty.

1. Cách thứ nhất: Đưa vào khoản công ty mượn cá nhân
   • Chứng từ cần lập: Hợp đồng hoặc biên bản mượn tiền giữa công ty với cá nhân.
   • Hạch toán:
     • Khi công ty chi tiền cho vay (trong trường hợp công ty cho cá nhân mượn tiền trước đó): Nợ TK 1388 (Các khoản phải thu khác) / Có TK 111 (Tiền mặt).
     • Khi cá nhân chuyển tiền trả lại vào tài khoản ngân hàng của công ty: Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) / Có TK 1388 (Các khoản phải thu khác).
2. Cách thứ hai: Xem là khoản tạm ứng
   • Chứng từ cần lập: Giấy đề nghị tạm ứng.
   • Hạch toán:
     • Khi công ty chi tiền tạm ứng cho cá nhân (trong trường hợp công ty tạm ứng cho cá nhân trước đó): Nợ TK 141 (Tạm ứng) / Có TK 111 (Tiền mặt).
     • Khi cá nhân chuyển tiền hoàn ứng vào tài khoản ngân hàng của công ty: Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) / Có TK 141 (Tạm ứng).
3. Cách bổ sung: Nộp tiền vào tài khoản công ty
   • Nội dung ghi: “Nguyễn Văn A nộp tiền”.
   • Hạch toán:
     • Lập phiếu chi (Phiếu nộp tiền vào TK): Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) / Có TK 111 (Tiền mặt).

Trường hợp 03: Chuyển tiền từ tài khoản công ty vào tài khoản cá nhân khác không làm việc tại doanh nghiệp

Với trường hợp này, cần xem xét mục đích giao dịch để hạch toán phù hợp.

1. Cách thứ nhất: Đưa vào khoản công ty mượn nên giờ trả lại
   • Chứng từ cần lập: Hợp đồng hoặc biên bản mượn tiền.
   • Hạch toán:
     • Khi công ty nhận tiền mượn từ cá nhân (trước đó): Nợ TK 111 (Tiền mặt) / Có TK 3388 (Các khoản phải trả, phải nộp khác).
     • Khi công ty trả lại tiền qua ngân hàng: Nợ TK 3388 / Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng).
2. Cách thứ hai: Xem là khoản tạm ứng cho cá nhân để mua hàng hoặc đặt cọc
   • Tình huống này áp dụng khi chuyển khoản nhầm hoặc không mua hàng/hủy đặt cọc nên cá nhân phải hoàn lại.
   • Chứng từ cần lập: Giấy đề nghị thanh toán.
   • Hạch toán:
     • Khi công ty chi tiền tạm ứng/đặt cọc qua ngân hàng: Nợ TK 331 (Phải trả cho người bán) / Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng).
     • Khi cá nhân hoàn lại tiền bằng tiền mặt: Nợ TK 111 (Tiền mặt) / Có TK 331 (Phải trả cho người bán).
3. Cách thứ ba: Xem như cá nhân tạm ứng tiền hàng hoặc khoản ký quỹ
   • Áp dụng khi công ty không cung cấp được hàng hoặc hủy hợp đồng ký quỹ.
   • Chứng từ cần lập: Hợp đồng nguyên tắc, biên bản hủy hợp đồng, biên bản trả lại tiền ký quỹ.
   • Hạch toán:
     • Khi công ty nhận tiền tạm ứng/ký quỹ từ cá nhân (trước đó): Nợ TK 111, 112 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng) / Có TK 131 (Phải thu của khách hàng), Có TK 3386 (Ký quỹ, ký cược nhận).
     • Khi công ty trả lại tiền qua ngân hàng hoặc tiền mặt: Nợ TK 131, 3386 / Có TK 112, 111.

Các lưu ý khi thực hiện giao dịch chuyển tiền giữa tài khoản cá nhân và công ty

Khi giao dịch chuyển tiền giữa tài khoản cá nhân và công ty, cần lưu ý các điểm sau để đảm bảo giao dịch hợp lệ và minh bạch:

1. Xác định rõ mục đích chuyển tiền:
   • Khi chuyển tiền cần xác định rõ mục đích chuyển tiền là góp vốn, thanh toán mua hàng, trả nợ vay, tạm ứng,…
   • Lưu ý về thuế GTGT và thuế TNDN: các giao dịch thanh toán tiền hàng trên 20 triệu VNĐ cần phải có chứng từ thanh toán, hóa đơn theo quy định. Nếu chuyển tiền từ cá nhân sang tài khoản doanh nghiệp thì sẽ không được coi là chi phí hợp lý và không được khấu trừ thuế GTGT, TNDN. Ngược lại, nếu chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp bên mua sang tài khoản doanh nghiệp bên bán thì sẽ được coi là chi phí hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT, TNDN.
2. Thông tin chuyển khoản:
   • Doanh nghiệp cần kiểm tra cẩn thận các thông tin của người thụ hưởng, số tài khoản , chi nhánh ngân hàng.
   • Ghi rõ nội dung chuyển khoản như: thanh toán hóa đơn số ABC, tạm ứng theo hợp đồng số XYZ, hoàn ứng tiền hàng,…
3. Báo cáo ngân hàng nhà nước với giao dịch từ 400 triệu trở lên:
   • Từ ngày 1/12/2023, theo quyết định 11/2023/QĐ-TTg, các giao dịch chuyển tiền có giá trị từ 400 triệu đồng trở lên phải báo cáo lên Ngân hàng Nhà nước. Thời gian báo cáo là 1 ngày làm việc đối với dữ liệu điện tử và 2 ngày làm việc đối với văn bản giấy, tính từ thời điểm phát sinh giao dịch. Lưu ý rằng quy định này chỉ áp dụng với một số doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh cụ thể.
4. Lưu trữ chứng từ kế toán:
   • Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định về kế toán, doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ chuyển tiền cho tất cả các giao dịch. Các chứng từ này sẽ làm căn cứ để hạch toán và lưu trữ cùng bộ chứng từ theo quy định hiện hành.

Mong rằng bài viết này đã giúp bạn có cách xử lý thành công khi gặp các giao dịch chuyển tiền tài khoản cá nhân sang tài khoản công ty.