Chi phí xăng dầu là khoản chi thường xuyên và lớn với doanh nghiệp có nhiều hoạt động vận chuyển, giao nhận, sản xuất hoặc công tác. Vậy chi phí xăng dầu được hạch toán vào tài khoản nào? Hãy xem hướng dẫn chi tiết dưới đây:
1. Điều kiện để chi phí xăng dầu được tính là chi phí hợp lý
Để coi là chi phí hợp lý và được trừ khi xác định thuế TNDN, chi phí xăng dầu cần đáp ứng các quy định tại điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC. Theo đó, kế toán cần tập hợp đầy đủ hóa đơn chứng từ và quy chế tài chính công ty.
Cụ thể như sau:
- Trường hợp xe ô tô là sở hữu của doanh nghiệp:
- Bản đăng ký sử dụng xe cho từng mục đích sử dụng.
- Lịch trình hoạt động xe.
- Định mức sử dụng nhiên liệu.
- Hóa đơn GTGT tiền xăng.
- Quy chế về sử dụng xe của doanh nghiệp.
- Cuối tháng tổng hợp xác định số nhiên liệu tiêu thụ.
- Trường hợp xe ô tô đi thuê hoặc mượn:
- Hợp đồng thuê xe, mượn xe.
- Chứng từ liên quan đến việc thuê xe như Hóa đơn thuê xe.
- Lịch trình hoạt động xe.
- Định mức sử dụng nhiên liệu.
- Hóa đơn GTGT tiền xăng.
- Quy chế về sử dụng xe của doanh nghiệp.
- Cuối tháng tổng hợp xác định số nhiên liệu tiêu thụ.
Lưu ý về Định mức sử dụng nhiên liệu: Từ năm 2015, doanh nghiệp không cần lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu lưu tại công ty để làm căn cứ kiểm tra của cơ quan thuế nữa. Định mức này sẽ được căn cứ vào danh mục định mức do nhà nước ban hành, tuy nhiên, không có danh mục chung cho toàn quốc mà mỗi tỉnh sẽ có một danh mục do ủy ban nhân dân tỉnh ban hành.
2. Hạch toán chi phí xăng dầu vào tài khoản nào?
Để hạch toán chi phí xăng dầu, ta quyết định dựa trên mục đích sử dụng phương tiện hoặc máy móc mà quy vào các chi phí tương ứng.
Các bút toán hạch toán cơ bản:
Khi phát sinh chi phí xăng dầu, bút toán chung thường là:
- Nợ TK 642/154 (Tùy mục đích sử dụng)
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ)
- Có các TK 111, 112, 242, 331,… (Tùy thuộc vào hình thức thanh toán)
Dưới đây là cách phân loại và hạch toán chi tiết theo từng trường hợp, áp dụng theo Thông tư 200 và Thông tư 133:
a. Chi phí xăng dầu cho mục đích quản lý doanh nghiệp:
Sử dụng xe ô tô cho mục đích quản lý doanh nghiệp, chi phí xăng dầu được đưa vào Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp (TK 642).
Ví dụ (Thông tư 200 & 133):
Nợ TK 642 (hoặc 6428/6422)
Nợ TK 1331
Có TK 111/112/331.
b. Chi phí xăng dầu cho mục đích sản xuất, kinh doanh góp phần tạo nên sản phẩm:
Nợ TK 621 (Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) hoặc TK 627 (Chi phí sản xuất chung) (Theo Thông tư 200)
Nợ TK 154 (Theo Thông tư 133)
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112, 331.
c. Chi phí xăng dầu cho vận tải/bán hàng:
Áp dụng khi doanh nghiệp chi trả tiền xăng dầu cho phương tiện vận chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu phục vụ bán hàng. Lúc này chi phí xăng dầu được coi là chi phí bán hàng.
Ta định khoản như sau:
Nợ TK 641 (theo thông tư 200)
Nợ TK 6421 (theo thông tư 133)
Nợ TK 1331
Có TK 111
d. Chi phí xăng dầu mua ở trong nước dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Kế toán phản ánh giá vốn của xăng dầu mua vào theo giá mua đã có phí xăng dầu:
Nợ TK 152, 156, 641, 642 (bao gồm giá mua có phí xăng dầu)
Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 112, 331… (Tổng giá thanh toán).
e. Chi phí xăng dầu mua ở trong nước dùng vào mục đích sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp, hoặc mua xăng dầu dùng cho HCSN:
Kế toán phản ánh giá vốn của xăng dầu mua vào theo giá đã có phí xăng dầu và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
Nợ TK 152, 156, 641, 642… (Tổng giá thanh toán)
Có TK 112, 331… (Tổng giá thanh toán).
f. Hạch toán hao hụt xăng dầu:
Hao hụt trong mức cho phép:
Nợ TK 627/641/642 (Chi phí hao hụt)
Có TK 152 (Giảm nguyên vật liệu).
Hao hụt vượt mức cho phép do lỗi chủ quan:
Nợ TK 138 (Phải thu khác – người chịu trách nhiệm bồi thường)
Có TK 152 (Giảm nguyên vật liệu).
g. Hạch toán hoàn nhập chi phí xăng dầu chưa sử dụng hết:
Nợ TK 152 (Nguyên vật liệu – xăng dầu chưa dùng)
Có TK 627/641/642 (Hoàn nhập chi phí).
h. Hạch toán chi phí xăng dầu cho xe thuê ngoài:
Theo Thông tư 200:
Nợ TK 641 (Nếu xe thuê phục vụ bán hàng)
Nợ TK 6428 (Nếu xe thuê phục vụ quản lý doanh nghiệp)
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 111/112 (Thanh toán tiền mặt/chuyển khoản).
Theo Thông tư 133:
Nợ TK 6421 (Nếu xe thuê phục vụ bán hàng)
Nợ TK 6422 (Nếu xe thuê phục vụ quản lý doanh nghiệp)
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 111/112 (Thanh toán tiền mặt/chuyển khoản).
i. Hạch toán chi phí xăng dầu nếu không có hóa đơn:
Chi phí xăng dầu không có hóa đơn không được coi là chi phí hợp lý nên không thể khấu trừ thuế GTGT và ko được trừ khi tính thuế TNDH:
Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc TK 641 (Chi phí bán hàng)
Có TK 111 (Thanh toán tiền mặt).
j. Hạch toán chi phí xăng dầu cho xe thuộc Tài sản cố định (TSCĐ) của doanh nghiệp:
Theo Thông tư 200:
Nợ TK 627 (Nếu xe phục vụ sản xuất)
Nợ TK 641 (Nếu xe phục vụ bán hàng)
Nợ TK 642 (Nếu xe phục vụ quản lý doanh nghiệp),
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 111/112 (Thanh toán tiền mặt/chuyển khoản).
Theo Thông tư 133:
Nợ TK 154 (Nếu xe phục vụ sản xuất)
Nợ TK 6421 (Nếu xe phục vụ bán hàng),
Nợ TK 6422 (Nếu xe phục vụ quản lý doanh nghiệp)
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 111/112 (Thanh toán tiền mặt/chuyển khoản).
k. Hạch toán chi phí xăng dầu nếu được nhân viên ứng trước thanh toán:
Khi nhân viên ứng trước tiền mua xăng dầu:
Nợ TK 141 (Tạm ứng nhân viên)
Có TK 111/112 (Chi tiền tạm ứng).
Khi hoàn ứng sau khi nhân viên nộp hóa đơn:
Nợ TK 627/641/642 (Tùy mục đích sử dụng)
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 141 (Tạm ứng nhân viên).
l. Đối với việc mua xăng dầu nhập khẩu:
Khi nhập khẩu xăng dầu về dùng vào mục đích sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Nợ TK 152, 156…
Có TK 112, 131…
Có TK 3333 (Thuế xuất, nhập khẩu – Chi tiết thuế nhập khẩu)
Có TK 3332 (Thuế tiêu thụ đặc biệt).
Đồng thời phản ánh số thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp:
Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 33312 (Thuế GTGT hàng nhập khẩu).
Trường hợp nhập khẩu xăng dầu về dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp:
Nợ TK 152, 156…
Có TK 33312 (Thuế GTGT hàng nhập khẩu).
Mong rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ cách hạch toán chi phí xăng dầu trong các nghiệp vụ liên quan. Nguyên tắc quan trọng là sử dụng xăng dầu cho mục đích gì? Thì tính vào loại chi phí tương ứng đó.
