Chi phí vé máy bay khi nhân viên đi công tác, mời chuyên gia nước ngoài, hay chi cho giám đốc,.. có được tính vào chi phí hợp lệ hay không? Cách hạch toán chi phí vé máy bay này như thế nào? Tham khảo chi tiết bài viết dưới đây:
1. Quy định pháp luật về chi phí vé máy bay hợp lệ
Để chi phí vé máy bay được coi là chi phí hợp lệ và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN. Doanh nghiệp cần đối chiếu quy định tại điểm 2.9 khoản 2 điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC như sau:
“2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ luật Lao động.
Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”
Như vậy, để chi phí vé máy bay được coi là chi phí hợp lệ cần thỏa mãn các yêu cầu sau:
- Có hóa đơn, chứng từ, giấy tờ hợp pháp theo quy định.
- Doanh nghiệp đã khoán các chi phí công tác theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
- Chi phí phát sinh trên 20 triệu đồng thanh toán bằng thẻ cá nhân được coi là chi phí không dùng tiền mặt và được khấu trừ nếu đáp ứng các điều kiện.
- Khi mua vé máy bay qua website thương mại điện tử vẫn được tính là chi phí hợp lý nếu có đủ chứng từ.
2. Các trường hợp mua vé máy bay được tính làm chi phí hợp lệ và chứng từ đi kèm
Việc hạch toán chi phí vé máy bay cần dựa trên các loại chứng từ khác nhau tùy thuộc vào phương thức mua và đối tượng sử dụng vé.
2.1. Doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay từ đại lý
Khi doanh nghiệp mua vé máy bay trực tiếp tại đại lý, chi phí này được tính vào chi phí hợp lệ nếu có các chứng từ sau:
- Hóa đơn.
- Vé máy bay.
- Thẻ lên máy bay (nếu có).
- Chứng từ thanh toán (nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản, dưới 20 triệu đồng có thể dùng tiền mặt).
2.2. Doanh nghiệp khoán cho cá nhân tự mua vé máy bay và thanh toán qua thẻ cá nhân
Khi doanh nghiệp khoán cho nhân viên tự mua vé máy bay bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng cá nhân, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho nhân viên. Vậy khoản chi phí này vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ chứng minh khoản chi này phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh:
- Có hóa đơn (nếu cá nhân mua trực tiếp tại đại lý).
- Vé máy bay (vé điện tử, thẻ lên máy bay nếu cá nhân mua qua website).
- Chứng từ thanh toán của cá nhân với bên bán hàng.
- Quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác của doanh nghiệp.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ cá nhân và khoản chi này được doanh nghiệp thanh toán lại.
- Chứng từ thanh toán tiền vé của doanh nghiệp cho cá nhân mua vé kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
Đối với chi phí từ 20 triệu đồng trở lên được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân, đây vẫn được coi là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt nếu đáp ứng các điều kiện trên.
2.3. Doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử
Khi doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử, các chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là:
- Vé máy bay điện tử (được coi là hóa đơn).
- Thẻ lên máy bay (boarding pass).
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động, chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp.
2.4. Chi phí vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài
Đối với vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài, cần phân biệt rõ về thuế TNCN và thuế TNDN:
- Về thuế TNCN: Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi do người sử dụng lao động trả hộ (hoặc thanh toán) cho người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam về phép mỗi năm một lần sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của chuyên gia nước ngoài. Các khoản vé khứ hồi vượt quá 1 lần/năm và chi phí đi lại, ăn uống phục vụ chuyên gia về phép sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
- Về thuế TNDN: Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi, chi phí đi lại, ăn uống phục vụ chuyên gia nước ngoài về phép do công ty chi trả và quy định trong hợp đồng lao động, phù hợp với Bộ Luật Lao động, được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
2.5. Chi phí mua vé máy bay hãng nước ngoài
Nếu doanh nghiệp mua vé máy bay khứ hồi của hãng hàng không nước ngoài (không có đại lý tại Việt Nam) thông qua website, khi thanh toán, doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ, khai và nộp thuế nhà thầu (TNDN) theo tỷ lệ 2% trên doanh thu. Thuế GTGT không phải khấu trừ đối với hoạt động vận tải quốc tế.
2.6. Chi phí vé máy bay cho giám đốc công ty TNHH một thành viên (do cá nhân làm chủ)
Theo Công văn 5421/CT-TTHT ngày 16/2/2017 của Cục thuế TP Hà Nội, chi phí vé máy bay và tiền lưu trú khách sạn tại Việt Nam cho Giám đốc điều hành đồng thời là chủ Công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ) nếu được quy định tại Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính của Công ty là khoản có tính chất tiền lương, tiền công thì:
- Về thuế TNCN: Khoản lợi ích này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của chủ Công ty.
- Về thuế TNDN, thuế GTGT: Công ty không được khấu trừ thuế GTGT và không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN của Công ty khoản chi này.
3. Cách hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ
Việc hạch toán chi phí vé máy bay đòi hỏi kế toán viên phải căn cứ vào các chứng từ hợp lệ và mục đích công tác của người lao động để ghi nhận vào các tài khoản chi phí phù hợp.
3.1. Định khoản chung
Bộ phận kế toán sẽ tiến hành hạch toán chi phí vé máy bay vào các tài khoản liên quan như sau:
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng (nếu vé máy bay phục vụ cho bộ phận bán hàng hoặc liên quan đến hoạt động bán hàng).
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu vé máy bay phục vụ cho bộ phận quản lý hoặc các hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp).
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có thuế GTGT trên hóa đơn vé máy bay).
Có TK 111, 112, 331: Khoản chi phí mua vé máy bay (tương ứng với phương thức thanh toán là tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc công nợ phải trả).
3.2. Ví dụ hạch toán chi phí vé máy bay
Ví dụ tại công ty B, tháng 5/2025 đã mua vé máy bay cho quản lý phòng marketing đi công tác và thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng. Chi tiết giao dịch như sau:
| Nội dung | Thành tiền (VNĐ) |
| Giá cước bay | 7.500.000 |
| Thuế GTGT | 750.000 |
| Thuế phí khác | |
| – Lệ phí sân bay | 550.000 |
| – Phí soi chiếu an ninh | 100.000 |
| – Phí khác | 400.000 |
| – Thuế GTGT của phí khác | 40.000 |
| Tổng thanh toán | 9.340.000 |
Công ty A tuân thủ theo thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
Nợ TK 642: 8.550.000 (=7.500.000 + 550.000 + 100.000 + 400.000) tổng chi phí không bao gồm VAT.
Nợ TK 1331: 790.000 (=750.000 + 40.000) tổng chi phí VAT được khấu trừ.
Có TK 112: 9.340.000 (tổng chi phí thanh toán qua tài khoản ngân hàng)
4. Kê khai thuế GTGT cho hóa đơn vé máy bay hợp lệ
Kê khai thuế GTGT đối với chứng từ vé máy bay hợp lệ là một quy trình quan trọng trong quản lý tài chính và thuế của doanh nghiệp. Các bước cần thực hiện bao gồm:
- Kiểm tra hóa đơn: Đảm bảo hóa đơn vé máy bay có đầy đủ thông tin cần thiết như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, số hóa đơn, ngày xuất hóa đơn và thuế suất GTGT.
- Xác định thuế suất GTGT: Thông thường, thuế suất GTGT cho vé máy bay là 10%, nhưng cần kiểm tra quy định thuế cụ thể để xác định chính xác.
- Ghi nhận vào sổ sách kế toán: Ghi nhận hóa đơn vé máy bay vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp, bao gồm cả số tiền thuế GTGT.
- Kê khai thuế GTGT: Trong kỳ kê khai thuế GTGT, kê khai số tiền thuế GTGT đã trả cho hóa đơn vé máy bay vào bảng kê khai thuế GTGT đầu vào của doanh nghiệp.
- Lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ hóa đơn vé máy bay và các tài liệu liên quan để tra cứu khi cần kiểm tra hoặc giải trình với cơ quan thuế.
- Cân đối và nộp báo cáo: Đảm bảo số tiền thuế GTGT đầu vào từ hóa đơn vé máy bay được cân đối với các khoản thuế khác và phản ánh chính xác trong báo cáo thuế GTGT.
5. Cách hạch toán hóa đơn hoàn vé máy bay
Theo Điều 20 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC, quy định về xử lý hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ:
- Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa/dịch vụ hoặc chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện sai sót, cần hủy bỏ hóa đơn. Người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn đã lập sai, nêu rõ lý do thu hồi. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ hóa đơn lập sai và lập hóa đơn mới theo quy định.
- Trường hợp hóa đơn đã lập, giao cho người mua, đã giao hàng hóa/dịch vụ và đã kê khai thuế: Nếu phát hiện sai sót, người bán và người mua cần lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Đồng thời, người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn này cần ghi rõ điều chỉnh (tăng hoặc giảm) số lượng, giá bán, thuế suất, tiền thuế GTGT cho hóa đơn số… và ký hiệu… Dựa trên hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua bán, thuế đầu ra và đầu vào. Lưu ý, hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết và hữu ích về cách hạch toán chi phí vé máy bay trong doanh nghiệp.
