Chi phí thuê văn phòng, nhà xưởng, hay kho bãi là hoạt động phổ biến với hầu hết doanh nghiệp. Vậy phần chi phí này lúc nào được coi là chi phí hợp lý và cách hạch toán chi phí này vào tài khoản nào? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây:
1. Khi nào chi phí thuê nhà, văn phòng là chi phí hợp lệ?
Theo điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định các khoản chi phí được trừ cho doanh nghiệp nếu đáp ứng các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Như vậy, để chi phí thuê văn phòng, nhà xưởng ghi nhận thành chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN, kế toán cần chuẩn bị hồ sơ và chứng từ đầy đủ theo quy định. Cụ thể như sau:
- Nếu thuê văn phòng của công ty cho thuê cần có:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
- Chứng từ thanh toán (biên lai, ủy nhiệm chi…).
- Hợp đồng thuê nhà, phụ lục hợp đồng (nếu có).
- Lưu ý: Nếu giá trị thuê từ 20.000.000 VND trở lên, bắt buộc phải thanh toán bằng chuyển khoản.
- Nếu thuê nhà của cá nhân cho thuê cần có:
- Nếu trên hợp đồng ghi “Cá nhân tự đi nộp thuế”:
- Hợp đồng thuê nhà.
- Chứng từ thanh toán.
- Nếu trên hợp đồng ghi “Bên Thuê nộp thuế thay chủ nhà”:
- Hợp đồng thuê nhà.
- Chứng từ thanh toán.
- Chứng từ kê khai và nộp tiền thuế thay.
- Trong trường hợp này, sẽ không có hóa đơn, vì cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ.
- Lưu ý:
- Nếu giá trị thuê từ 20.000.000 VND trở lên, không bắt buộc phải chuyển khoản khi thuê của cá nhân (vì không có hóa đơn).
- Nếu tổng giá trị thuê nhà một năm của cá nhân cho thuê từ 100.000.000 VND trở xuống, thì cá nhân đó sẽ được miễn thuế môn bài, GTGT, TNCN. Vì vậy doanh nghiệp cũng không cần nộp các loại thuế trên. Nếu trên 100.000.000 VND/năm thì phải nộp 3 loại thuế trên.
- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà hợp đồng thỏa thuận tiền thuê chưa bao gồm thuế (GTGT, TNCN) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân, thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.
2. Chi phí thuê văn phòng, nhà xưởng hạch toán vào tài khoản nào?
Chi phí thuê văn phòng, nhà xưởng được hạch toán vào tài khoản nào? Phụ thuộc vào mục đích sử dụng và phương thức thanh toán của khoản chi phí đó.
- Dựa vào mục đích sử dụng: Chi phí thuê nhà sẽ được hạch toán vào tài khoản phù hợp với bộ phận sử dụng hoặc mục đích thuê:
- Nếu thuê nhà làm nhà xưởng sản xuất: Hạch toán vào Tài khoản 627 (Chi phí sản xuất chung).
- Nếu thuê nhà làm kho chứa hàng bán hoặc cơ sở bán hàng: Hạch toán vào Tài khoản 641 (Chi phí bán hàng) hoặc Tài khoản 6421 (Chi phí bán hàng – chi tiết).
- Nếu thuê nhà làm văn phòng cho các bộ phận quản lý công ty: Hạch toán vào Tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc Tài khoản 6422 (Chi phí quản lý doanh nghiệp – chi tiết).
- Nếu văn phòng thuê phục vụ cho các dự án hoặc công trình đang trong quá trình hoàn thành: Hạch toán vào Tài khoản 154 (Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang).
- Dựa vào phương thức thanh toán: Sẽ có các cách hạch toán khác nhau tùy theo việc thanh toán trước, hàng tháng, sau, hay trả trước nhiều kỳ.
3. Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, nhà xưởng theo từng trường hợp thanh toán
TH1: Nếu thanh toán trước (khoản tạm ứng/trả trước cho chủ nhà):
Doanh nghiệp ứng trước một khoản tiền cho bên chủ nhà, khoản này sẽ được trừ vào tiền thuê nhà cần thanh toán. Khoản ứng trước này khác với tiền đặt cọc.
Khi thanh toán khoản trả trước:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng
TH2: Nếu thanh toán tiền thuê nhà hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn):
Chi phí được ghi nhận vào tài khoản chi phí tương ứng tùy thuộc vào mục đích sử dụng.
Nợ TK 154, 627, 641, 642… (tùy vào mục đích thuê)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có hóa đơn GTGT)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (nếu chưa thanh toán)
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng (nếu đã thanh toán)
TH3. Nếu thanh toán sau (hoặc nhận được hóa đơn sau):
Trong trường hợp này, chi phí thuê nhà phát sinh nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa có hóa đơn. Kế toán cần hạch toán chi phí vào tài khoản chi phí phải trả để đảm bảo tính đúng kỳ.
- Hàng tháng hạch toán chi phí phát sinh (khi chưa thanh toán/chưa nhận hóa đơn):
Nợ TK 154, 627, 641, 642… (tùy vào mục đích thuê)
Có TK 335 – Chi phí phải trả (chi phí đã phát sinh nhưng thực tế chưa chi trả)
- Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn):
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có hóa đơn GTGT)
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng (nếu là khi thanh toán)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (nếu là khi nhận được hóa đơn mà chưa thanh toán)
TH4. Nếu thanh toán tiền thuê văn phòng, nhà trước nhiều kỳ:
Khi tiền thuê nhà được trả trước cho nhiều kỳ (ví dụ: 6 tháng, 1 năm), kế toán sẽ hạch toán vào tài khoản chi phí trả trước và sau đó phân bổ dần vào chi phí của từng kỳ tương ứng.
- Khi thanh toán tổng số tiền thuê trước nhiều kỳ:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (Tổng số tiền)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có hóa đơn GTGT)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (nếu chưa thanh toán), 111, 112 – Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng
- Định kỳ phân bổ khoản chi phí trả trước đó vào chi phí:
Nợ TK 154, 627, 641, 642… (tùy vào mục đích thuê)
Có TK 242 – Chi phí trả trước
4. Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng, nhà xưởng
Tiền đặt cọc là khoản tiền được trả để đảm bảo thực hiện hợp đồng và thường sẽ được hoàn trả khi kết thúc hợp đồng hoặc theo thỏa thuận. Khoản đặt cọc này không yêu cầu hóa đơn GTGT.
- Khi đặt cọc tiền thuê văn phòng:
Nợ TK 244 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (Nếu áp dụng theo Thông tư 200)
Nợ TK 1386 – Các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn (Nếu áp dụng theo Thông tư 133)
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng
- Khi nhận lại tiền cọc:
Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200) hoặc TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
- Trường hợp doanh nghiệp bị phạt do vi phạm hợp đồng (mất cọc):
Nợ TK 811 – Chi phí khác
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200) hoặc TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
- Nếu doanh nghiệp sử dụng tiền cọc để thanh toán tiền thuê:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200) hoặc TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
5. Một số lưu ý và trường hợp đặc biệt khác
- Chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn:
- Nếu tổng doanh thu cho thuê của cá nhân dưới 100.000.000 VND/năm, họ không phải nộp thuế GTGT, TNCN, và thuế môn bài. Doanh nghiệp thuê không cần hóa đơn GTGT nhưng cần có hợp đồng thuê và chứng từ thanh toán đầy đủ.
- Nếu doanh thu trên 100.000.000 VND/năm, cá nhân phải nộp thuế GTGT (5%), TNCN (5%), và thuế môn bài theo bậc doanh thu. Nếu doanh nghiệp nộp thuế thay, hồ sơ cần có hợp đồng, bản sao CMND/CCCD của người cho thuê, tờ khai thuế, chứng từ nộp thuế, và chứng từ thanh toán.
- Chi phí thuê văn phòng có được khấu trừ thuế GTGT không?
- Chi phí xây dựng hoặc thuê văn phòng có thể được khấu trừ thuế GTGT khi kê khai thuế. Doanh nghiệp nên tham khảo Thông tư 219/2013/TT-BTC để biết chi tiết.
- Hạch toán khi có biến động về giá thuê:
- Nếu giá thuê thay đổi, cần điều chỉnh hạch toán bằng cách ghi nhận tăng/giảm chi phí trong kỳ tương ứng và cập nhật lại phân bổ nếu đã trả trước nhiều kỳ.
- Cho thuê lại văn phòng và các tiện ích (điện, nước):
- Trường hợp một công ty (Công ty A) thuê văn phòng và thanh toán tiền điện, nước, phòng họp trực tiếp cho nhà cung cấp, sau đó cho một công ty khác (Công ty B) sử dụng chung và Công ty B thanh toán lại cho Công ty A theo số lượng tiêu thụ. Khi đó, Công ty A phải lập hóa đơn, kê khai tính thuế GTGT theo quy định.
6. Ví dụ thực tế và cách hạch toán chi phí thuê văn phòng
Tình huống: Ngày 01/04/2024, Công ty Xây dựng An Phát (bên thuê) ký hợp đồng thuê một nhà xưởng với Công ty TNHH Bất động sản Thành Đạt (bên cho thuê) để phục vụ hoạt động sản xuất.
Thời hạn hợp đồng: 12 tháng, từ 01/04/2024 đến 31/03/2025.
Giá thuê: 50.000.000 VND/tháng (chưa bao gồm 10% thuế GTGT).
Tổng giá trị hợp đồng: 600.000.000 VND (chưa bao gồm VAT).
Điều khoản thanh toán:
- Đặt cọc: 100.000.000 VND vào ngày ký hợp đồng. Số tiền này sẽ được hoàn trả khi kết thúc hợp đồng nếu không có vi phạm.
- Thanh toán định kỳ: Thanh toán 3 tháng một lần vào đầu mỗi quý.
- Phương thức thanh toán: Chuyển khoản ngân hàng.
- Công ty TNHH Bất động sản Thành Đạt sẽ xuất hóa đơn GTGT đầy đủ.
Các nghiệp vụ phát sinh:
- Ngày 01/04/2024: Công ty An Phát tiến hành đặt cọc 100.000.000 VND và thanh toán tiền thuê quý 1 (tháng 4, 5, 6) bằng chuyển khoản ngân hàng. Công ty Thành Đạt xuất hóa đơn GTGT cho khoản thuê quý.
Tính toán số tiền thanh toán:
Tiền thuê 3 tháng (chưa VAT): 50.000.000 VND/tháng * 3 tháng = 150.000.000 VND.
Thuế GTGT (10%): 150.000.000 VND * 10% = 15.000.000 VND.
Tổng tiền thuê 3 tháng (đã bao gồm VAT): 150.000.000 VND + 15.000.000 VND = 165.000.000 VND.
Hạch toán khoản đặt cọc:
Nợ TK 244 (Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược – nếu áp dụng Thông tư 200) hoặc TK 1386 (Ký quỹ, ký cược dài hạn – nếu áp dụng Thông tư 133): 100.000.000 VND.
Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 100.000.000 VND.
Hạch toán thanh toán trước tiền thuê 3 tháng (quý 1) và nhận hóa đơn:
Nợ TK 242 (Chi phí trả trước – tổng số tiền thuê chưa VAT): 150.000.000 VND.
Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): 15.000.000 VND.
Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 165.000.000 VND.
(Ghi chú: Việc thanh toán trên 20.000.000 VND cho công ty phải thực hiện chuyển khoản để được ghi nhận là chi phí hợp lý).
- Hàng tháng (cuối tháng 4, 5, 6): Công ty An Phát sẽ tiến hành phân bổ chi phí thuê nhà xưởng vào chi phí sản xuất chung, vì mục đích thuê là làm nhà xưởng sản xuất.
Chi phí phân bổ mỗi tháng: 150.000.000 VND (tổng tiền thuê chưa VAT của quý) / 3 tháng = 50.000.000 VND.
Hạch toán phân bổ chi phí:
Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung): 50.000.000 VND.
Có TK 242 (Chi phí trả trước): 50.000.000 VND.
Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã nắm chắc cách xử lý và hạch toán chi phí thuê văn phòng như thế nào? Các điều kiện ghi nhận chi phí thuê văn phòng thành chi phí hợp lý. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!
