Đối với doanh nghiệp, việc tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên là một hoạt động vừa tuân thủ quy định pháp luật, vừa góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và xây dựng môi trường làm việc tích cực. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quản trị tài chính, người làm kế toán cần hiểu rõ nguyên tắc hạch toán chi phí này. Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết hạch toán chi phí khám sức khỏe cho nhân viên theo đúng quy định hiện hành.
1. Quy định về thời gian tổ chức khám sức khỏe cho người lao động là khi nào?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động năm 2015, người sử dụng lao động có trách nhiệm tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động. Cụ thể:
- Với nhóm lao động thông thường, việc khám sức khỏe cần được thực hiện tối thiểu mỗi năm một lần.
- Đối với các đối tượng có điều kiện làm việc đặc thù như: lao động làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; người khuyết tật; lao động chưa đủ 18 tuổi; và người lao động cao tuổi – tần suất khám sức khỏe cần tăng lên, tối thiểu hai lần mỗi năm (mỗi 6 tháng/lần).
Quy định này không chỉ nhằm đảm bảo an toàn sức khỏe cho người lao động, mà còn giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro nghề nghiệp và tuân thủ nghĩa vụ pháp lý theo quy định hiện hành.
2. Hướng dẫn hạch toán chi phí khám sức khỏe cho nhân viên
– Khi doanh nghiệp tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên, chi phí này được coi là một phần của chi phí phúc lợi và sẽ được hạch toán như sau:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp):
Có các TK 111, 112, 331.
– Nếu chi phí này nằm trong quỹ phúc lợi của doanh nghiệp, hạch toán:
Nợ TK 353 – Quỹ phúc lợi)
Có các TK 111, 112, 331.
Lưu ý:
- Nếu chi phí khám sức khỏe không vượt quá mức quy định của nhà nước và được tổ chức theo đúng quy trình, nó sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế của nhân viên.
- Doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan đến hồ sơ, chứng từ để đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ của chi phí.
3. Chi phí khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên có được tính là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp?
Căn cứ theo khoản 6 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động năm 2015, chi phí do doanh nghiệp chi trả để tổ chức khám sức khỏe định kỳ, khám phát hiện và điều trị bệnh nghề nghiệp cho người lao động là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), với điều kiện hoạt động đó được thực hiện đúng quy định.
Cụ thể:
- Doanh nghiệp tổ chức khám sức khỏe định kỳ theo đúng quy định tại khoản 1 cùng điều luật (tức là ít nhất 1 lần/năm cho lao động bình thường, và 6 tháng/lần đối với các đối tượng đặc biệt).
- Doanh nghiệp thực hiện chi trả chi phí này từ nguồn của mình (không thu lại của người lao động).
- Việc chi trả có đầy đủ chứng từ hợp lệ theo quy định về hóa đơn, chứng từ kế toán và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Như vậy, nếu doanh nghiệp tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên đúng quy định và có chứng từ đầy đủ, khoản chi này được hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
4. Người lao động từ chối khám sức khỏe định kỳ hằng năm có được không?
Theo quy định tại Điều 6 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, người lao động có quyền được khám sức khỏe và chăm sóc y tế trong quá trình làm việc. Đây là một trong những quyền lợi cơ bản mà người lao động được hưởng khi làm việc theo hợp đồng lao động.
Bên cạnh đó, việc tổ chức khám sức khỏe định kỳ là nghĩa vụ của người sử dụng lao động. Doanh nghiệp phải đảm bảo cho người lao động được khám sức khỏe ít nhất một lần mỗi năm (hoặc 6 tháng/lần đối với các đối tượng đặc biệt như làm việc nặng nhọc, độc hại, người khuyết tật, chưa thành niên, cao tuổi,…).
Pháp luật hiện hành không có quy định cụ thể xử phạt người lao động nếu họ từ chối khám sức khỏe. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là người lao động được quyền tự ý từ chối trong mọi trường hợp. Việc có bắt buộc hay không còn phụ thuộc vào quy định nội bộ của doanh nghiệp.
Cụ thể:
- Nếu nội quy lao động, quy chế công ty hoặc thỏa ước lao động tập thể có quy định rõ: “Người lao động bắt buộc phải tham gia khám sức khỏe định kỳ”, thì đây trở thành nghĩa vụ bắt buộc, người lao động phải chấp hành.
- Nếu cố tình từ chối, người lao động có thể bị xử lý theo nội quy lao động, như bị lập biên bản, nhắc nhở, thậm chí kỷ luật nếu việc từ chối ảnh hưởng đến an toàn lao động hoặc các nghĩa vụ khác có liên quan.
5. Khoản chi khám chữa bệnh cho người lao động có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào không?
Căn cứ khoản 1 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 26/2015/TT-BTC), nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào chỉ áp dụng đối với các khoản chi phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT của doanh nghiệp. Ngoài ra, một số chi phí liên quan đến phúc lợi cho người lao động cũng có thể được khấu trừ nhưng phải thỏa mãn điều kiện đặc biệt và được quy định rõ, như chi phí đầu tư xây dựng nhà ăn, nhà để xe, trạm y tế… phục vụ trong khu vực sản xuất.
Trong khi đó, chi phí khám chữa bệnh cho người lao động – kể cả khám sức khỏe định kỳ – không được coi là khoản chi trực tiếp phục vụ sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT mà là khoản chi mang tính chất phúc lợi. Do đó, khoản thuế GTGT đầu vào phát sinh từ dịch vụ khám chữa bệnh cho người lao động sẽ không được khấu trừ, dù doanh nghiệp có hóa đơn chứng từ hợp lệ.
Tóm lại, do không phục vụ trực tiếp hoạt động tạo ra doanh thu chịu thuế GTGT, thuế GTGT đầu vào của chi phí khám chữa bệnh cho người lao động không được khấu trừ khi kê khai thuế.
Tạm kết:
Chi phí khám sức khỏe định kỳ tuy không lớn về giá trị nhưng lại thể hiện tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp trong việc chăm lo nguồn nhân lực – tài sản quan trọng nhất. Việc hạch toán chi phí khám sức khỏe cho nhân viên đúng và đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn phản ánh được sự chuyên nghiệp trong công tác kế toán – tài chính. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp qua bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
