Đầu tư trong việc đào tạo cho nhân viên là cách giúp doanh nghiệp góp phần nâng cao năng lực chuyên môn cũng như thể hiện cam kết đối với người lao động. Bài viết này sẽ tổng hợp và cung cấp các thông tin đầy đủ, chi tiết nhất về cách hạch toán chi phí đào tạo nhân viên theo đúng chuẩn mực và quy định kế toán hiện hành.
1. Chi phí đào tạo là gì?
Chi phí đào tạo trong doanh nghiệp được hiểu là toàn bộ khoản chi phục vụ trực tiếp cho hoạt động học tập, nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp của người lao động. Theo quy định tại khoản 3, Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, các khoản chi này bao gồm: tiền trả cho giảng viên, tài liệu học tập, cơ sở đào tạo (trường, lớp), thiết bị, vật tư thực hành, cũng như các khoản hỗ trợ khác liên quan đến quá trình học.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm chi trả lương, đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho người lao động trong thời gian học tập. Đối với các chương trình đào tạo ở nước ngoài, chi phí đào tạo còn mở rộng bao gồm chi phí đi lại và sinh hoạt của người học trong suốt thời gian học tập tại nước ngoài.
2. Các quy định về chi phí đào tạo
2.1. Chi phí đào tạo có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được phép tính các khoản chi đào tạo vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, với điều kiện khoản chi đó đáp ứng đủ các tiêu chí sau:
- Phát sinh thực tế, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, đúng theo quy định của pháp luật thuế;
- Với khoản chi có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) thì bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt để được tính là chi phí hợp lý.
Ngoài ra, chi phí đào tạo cho người lao động vẫn được tính vào chi phí được trừ ngay cả khi chưa tạo ra doanh thu tương ứng, nếu thuộc phạm vi sau:
Chi phí phục vụ hoạt động giáo dục nghề nghiệp và đào tạo người lao động, bao gồm: tiền công giảng viên, tài liệu học tập, thiết bị, vật tư thực hành, chi phí hỗ trợ học viên và các khoản chi liên quan đến việc đào tạo người lao động sẽ làm việc cho doanh nghiệp sau khi hoàn tất khóa học.
Kết luận: Doanh nghiệp có thể đưa chi phí đào tạo vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN nếu đảm bảo hồ sơ, chứng từ đầy đủ và hợp lệ theo quy định.
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Quyết định cử nhân viên đi học, có phê duyệt của lãnh đạo doanh nghiệp
- Hợp đồng lao động đã ký với người được đào tạo
- Bản cam kết làm việc tại doanh nghiệp sau khi hoàn thành chương trình đào tạo
- Hóa đơn học phí và chứng từ thanh toán liên quan. Nếu khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản
- Quy chế nội bộ về tiền lương, thưởng hoặc đào tạo, trong đó có đề cập đến chính sách cử nhân viên đi học.
2.2. Chi phí đào tạo có tính thuế TNCN hay không?
Căn cứ khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, các khoản thu nhập được miễn thuế TNCN bao gồm:
Khoản chi trả thay chi phí đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tay nghề cho người lao động phù hợp với công việc đang đảm nhiệm hoặc nằm trong kế hoạch đào tạo của doanh nghiệp sẽ không được tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động.
Nói cách khác, nếu doanh nghiệp chi trả học phí hoặc các chi phí liên quan đến khóa đào tạo nhằm nâng cao năng lực làm việc cho người lao động theo đúng định hướng sử dụng nhân sự, thì khoản chi này không bị tính thuế thu nhập cá nhân.
Lưu ý: Trường hợp đào tạo không liên quan đến công việc hoặc không thuộc kế hoạch đào tạo của đơn vị, khoản chi có thể bị xem là lợi ích cá nhân, khi đó phần chi phí trả thay sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động.
2.3. Phí đào tạo có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng không?
Theo quy định tại Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC, doanh nghiệp được khấu trừ toàn bộ thuế GTGT đầu vào nếu khoản chi đó phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT. Như vậy, trong trường hợp doanh nghiệp cử nhân viên tham gia các khóa đào tạo và nhận được hóa đơn có ghi rõ thuế GTGT, thì phần thuế này được xem là thuế đầu vào hợp lệ và có thể khấu trừ nếu đáp ứng điều kiện.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng: Hoạt động dạy học, dạy nghề thuộc danh mục không chịu thuế GTGT theo Khoản 13 Điều 4 Thông tư 219/2013/TT-BTC. Các đơn vị đào tạo theo quy định này (bao gồm đào tạo nghề, ngoại ngữ, tin học, kỹ năng chuyên môn…) khi cung cấp dịch vụ sẽ không tính thuế GTGT trên hóa đơn.
Điều đó đồng nghĩa với việc, trong phần lớn trường hợp đào tạo đúng quy định pháp luật, hóa đơn đầu vào sẽ không có thuế GTGT để khấu trừ. Khi đó, toàn bộ chi phí đào tạo sẽ được ghi nhận là chi phí hợp lệ, nhưng không phát sinh nghĩa vụ và quyền lợi về thuế GTGT.
Tóm lại:
- Nếu hóa đơn đào tạo có thuế GTGT, doanh nghiệp được khấu trừ thuế đầu vào theo quy định.
- Nếu dịch vụ đào tạo thuộc đối tượng không chịu thuế, thì không phát sinh thuế để khấu trừ, doanh nghiệp chỉ cần hạch toán chi phí đúng, đầy đủ chứng từ là hợp lý.
3. Hướng dẫn hạch toán chi phí đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp
– Theo khoản 3 điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, hạch toán:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu được khấu trừ thuế)
Có các TK 111, 112, 331,…
– Theo khoản 1 điều 37 Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí phát sinh đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho doanh nghiệp gồm: Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động của doanh nghiệp mới thành lập, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm được ghi nhận là chi phí SXKD trong kỳ hoặc được phân bổ dần vào chi phí SXKD trong thời gian tối đa không quá 3 năm.
Nếu khoản chi phí đào tạo nhân viên lớn thì các bạn phải phân bổ (tối đa không quá 3 năm), hạch toán:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,…
Định kỳ hàng tháng phân bổ:
Nợ TK: 623, 627, 641, 642 …
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
4. Khi nào người lao động phải bồi thường chi phí đào tạo?
4.1. Các trường hợp phải bồi thường chi phí đào tạo
Dù chi phí đào tạo thường do doanh nghiệp chi trả, nhưng trong một số trường hợp cụ thể, người lao động có nghĩa vụ hoàn trả khoản chi phí này nếu vi phạm thỏa thuận đào tạo hoặc các quy định của pháp luật. Việc bồi thường được thực hiện dựa trên hợp đồng đào tạo nghề đã ký kết và căn cứ theo Bộ luật Lao động 2019 cùng các văn bản liên quan.
- Các trường hợp người lao động phải hoàn trả chi phí đào tạo bao gồm:
- Tự ý chấm dứt hợp đồng trong thời gian đào tạo mà không thuộc trường hợp pháp luật cho phép (theo quy định tại Điều 40 Bộ luật Lao động 2019)
- Có cam kết rõ ràng về nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo trong hợp đồng hoặc thỏa thuận đào tạo giữa hai bên, nhưng người lao động không thực hiện đúng cam kết
- Cán bộ, công chức, viên chức được cử đi đào tạo nhưng bỏ dở giữa chừng, không hoàn tất chương trình học, hoặc nghỉ ngang khi chưa được cơ quan cho phép
Sau khi hoàn tất đào tạo, người học được cấp văn bằng, chứng chỉ nhưng không thực hiện đủ thời gian cam kết phục vụ tại đơn vị cử đi đào tạo mà đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hoặc nghỉ việc trái quy định.
Tuy nhiên, người lao động không phải bồi thường chi phí đào tạo nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
- Phụ nữ mang thai có xác nhận y tế cho thấy việc tiếp tục học nghề hoặc làm việc sẽ gây ảnh hưởng xấu đến sức khỏe thai nhi
- Doanh nghiệp không ký hợp đồng lao động với người lao động sau khi hoàn tất khóa đào tạo
- Người lao động chấm dứt hợp đồng đúng quy định pháp luật, ví dụ: Hết hạn hợp đồng, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, hoặc đơn phương chấm dứt đúng điều kiện và trình tự theo quy định.
4.2. Mức bồi thường chi phí đào tạo
Công thức xác định mức bồi thường chi phí đào tạo gồm:
S = F/T1 x (T1 – T2)
Trong đó:
- S: Tổng chi phí bồi thường
- F: Tổng chi phí do cơ quan, đơn vị cử cán bộ, công chức, viên chức đi học chi trả theo thực tế cho 01 người lao động để tham gia các khóa đào tạo
- T1: Thời gian yêu cầu phải làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức sau khi hoàn thành các khóa học, được tính bằng số tháng làm tròn
- T2: Thời gian đã phục vụ sau đào tạo được tính bằng số tháng làm tròn.
Tạm kết:
Chi phí đào tạo không đơn thuần là khoản chi ra để “dạy và học” – mà còn là một phần chiến lược vận hành, phát triển nguồn lực và tạo ra giá trị gia tăng lâu dài cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc hạch toán chi phí đào tạo nhân viên đúng, đủ và hợp lý là yêu cầu không thể xem nhẹ. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp qua bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
