Cấn trừ công nợ, hoặc bù trừ công nợ là việc hai hoặc ba bên có giao dịch mua hàng hóa dịch vụ. Thay vì thực hiện từng khoản phải thu và phải trả thì các bên thỏa thuận để giảm trừ số tiền nợ của bên này vào số tiền nợ của bên kia để giảm thiếu số tiền thực tế cần thanh toán. Vậy khi cấn trừ công nợ ta sẽ hạch toán như thế nào?
1. Lợi ích khi cấn trừ công nợ
Việc thực hiện cấn trừ, bù trừ công nợ là để:
- Giảm số lượng giao dịch tài chính, giảm chi phí và thời gian thực hiện thanh toán.
- Tiết kiệm lượng tiền mặt dự kiến sử dụng cho thanh toán, có thể dành cho các mục đích khác.
- Tránh rủi ro phát sinh từ việc thanh toán chậm hoặc không thanh toán.
- Giúp đối soát và bù trừ nghĩa vụ tài chính.
2. Điều kiện để thực hiện cấn trừ công nợ
Việc cấn trừ công nợ cần phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Có sự đồng thuận rõ ràng từ hai bên, ba bên về việc cấn trừ công nợ và không được ảnh hưởng quyền lợi của bên thứ ba.
- Có đầy đủ các chứng từ liên quan đến khoản nợ phải thu và phải trả, rõ ràng chính xác với số liệu kế toán.
- Đảm bảo không có tranh chấp giữa các bên liên quan đến các khoản nợ được cấn trừ.
- Các khoản nợ phải cùng loại tiền tệ.
- Việc cấn trừ chỉ thực hiện được khi hai khoản công nợ phát sinh giữa cùng một đối tượng kế toán. Tức là hai bên phải có mối quan hệ tài chính đối ứng trực tiếp với nhau.
3. Khi cấn trừ công nợ cần chuẩn bị chứng tờ nào?
Khi thực hiện cấn trừ công nợ, các bên liên quan cần chuẩn bị các loại chứng từ sau:
- Biên bản cấn trừ công nợ 2 bên (đối với 2 bên liên quan) hoặc biên bản cấn trừ công nợ 3 bên (đối với 3 bên liên quan)
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trong hợp đồng cần ghi rõ hình thức thanh toán cấn trừ công nợ và các điều khoản liên quan.
- Hóa đơn và chứng từ gốc bao gồm các tài liệu chứng minh giao dịch mua bán hàng hóa, làm cơ sở xác định công nợ.
- Các chứng từ/biên bản giao nhận hàng hóa, xuất kho, biên bản nghiệm thu, bàn giao, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
- Bảng kê chi tiết công nợ hoặc biên bản đối chiếu công nợ.
- Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có.
- Sổ cái và sổ sách kế toán.
4. Hướng dẫn hạch toán chi tiết cấn trừ công nợ
Việc hạch toán cấn trừ công nợ đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nguyên tắc kế toán để phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp.
4.1. Quy trình chung hạch toán bù trừ công nợ
- Bước 1: Kiểm tra công nợ phải phải thu và phải trả của cùng đối tượng để xác định các khoản có thể cấn trừ.
- Bước 2: Lập biên bản cấn trừ công nợ.
- Bước 3: Thực hiện bút toán hạch toán vào sổ sách kế toán.
- Bước 4: Cập nhật sổ cái để phản ánh số dư mới của tài khoản liên quan.
4.2. Bút toán hạch toán cấn trừ công nợ
Để hạch toán cấn trừ công nợ, kế toán sẽ thực hiện các bút toán sau:
1. Khi bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ phát sinh công nợ phải thu:
- Doanh thu:
Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng) (chi tiết đối tượng A)
Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ)
Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)
- Giá vốn (nếu có):
Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán)
Có TK 155 (Thành phẩm), 156 (Hàng hóa)
2. Khi mua hàng hóa/dịch vụ phát sinh công nợ phải trả:
Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), 153 (Công cụ, dụng cụ), 156 (Hàng hóa)
Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 331 (Phải trả cho người bán) (chi tiết đối tượng A)
3. Bút toán bù trừ công nợ: Khi thực hiện bù trừ công nợ giữa cùng một đối tượng (khi đối tượng A vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp):
Nợ TK 331 (Phải trả cho người bán) (A)
Ghi Nợ tài khoản 331 để giảm khoản nợ phải trả cho người bán.
Có TK 131 (Phải thu khách hàng) (A)
Ghi Có tài khoản 131 để giảm khoản phải thu từ khách hàng.
Trong trường hợp bù trừ khác đối tượng:
Bù trừ giữa hai khách hàng:
Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng) (B)
Có TK 131 (Phải thu khách hàng) (A)
Bù trừ giữa khách hàng và nhà cung cấp:
Nợ TK 331 (Phải trả cho người bán) (B)
Có TK 131 (Phải thu khách hàng) (A)
4. Xử lý phần chênh lệch sau khi bù trừ: Sau khi bù trừ, nếu có sự chênh lệch còn lại, kế toán sẽ tiếp tục hạch toán theo tình huống:
Nếu doanh nghiệp còn phải thanh toán:
Nợ TK 331 (Phải trả cho người bán)
Có TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi ngân hàng)
Nếu khách hàng còn phải thanh toán cho doanh nghiệp:
Nợ TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi ngân hàng)
Có TK 131 (Phải thu khách hàng)
5. Khi cấn trừ công nợ có được trừ thuế GTGT và TNDN không?
5.1. Về thuế giá trị gia tăng (GTGT)
Theo quy định tại Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC, các trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt khác được khấu trừ thuế GTGT đầu vào bao gồm:
- Trường hợp bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra hoặc vay mượn hàng: Nếu phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng, doanh nghiệp cần có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về việc thanh toán bù trừ.
- Trường hợp cấn trừ công nợ qua bên thứ ba: Để được khấu trừ thuế, phải có biên bản bù trừ công nợ của cả ba bên.
- Trường hợp bù trừ công nợ qua hình thức vay, mượn tiền: Nếu phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng, phải có hợp đồng vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản được lập trước đó và có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản bên cho vay sang tài khoản bên đi vay.
5.2. Về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC), doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi (trừ các khoản chi không được trừ) nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Đối với khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Để việc thanh toán cấn trừ công nợ hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT, thuế TNDN, cần lưu ý:
- Hợp đồng mua bán phải quy định rõ về việc thanh toán cấn trừ công nợ.
- Phải có biên bản cấn trừ công nợ giữa các bên (2 bên hoặc 3 bên tùy trường hợp) có xác nhận đầy đủ.
- Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với phần chênh lệch cần thanh toán.
Mong rằng bài viết hướng dẫn chi tiết này đã giúp bạn nắm rõ được các hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến cấn trừ công nợ giữa 2 bên, 3 bên một cách chi tiết nhất! Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!
