Các sai sót trong hạch toán, kiểm toán hoặc rà soát nội bộ có thể xuất hiện việc giảm chi phí năm trước. Vậy lúc này ta sẽ hạch toán như thế nào?
1. Hạch toán điều chỉnh giảm chi phí năm trước là gì?
Hạch toán điều chỉnh giảm chi phí năm trước là bước điều chỉnh các sai sót hoặc ghi nhận chi phí vượt mức chi phí trong báo cáo tài chính của các kỳ kế toán trước để đảm bảo số liệu kế toán chính xác và tuân thủ pháp luật hiện hành.
2. Nguyên nhân dẫn đến việc điều chỉnh giảm chi phí năm trước
Việc điều chỉnh giảm chi phí năm trước xuất phát từ các lý do như:
- Sai sót trong quá trình hạch toán như nhập sai dữ liệu, bỏ sót giao dịch, nhầm lẫn trong tính toán.
- Thực hiện kiểm toán hoặc rà soát nội bộ khiến doanh nghiệp cần điều chỉnh số liệu để khớp với kiểm toán viên.
- Doanh nghiệp thay đổi chính sách kế toán, các số liệu từ năm trước cần điều chỉnh để đảm bảo tính đồng nhất.
- Khi kết thúc năm tài chính phát hiện các khoản phải thu khó đòi, chi phí phát sinh liên quan.
3. Hạch toán điều chỉnh giảm chi phí năm trước
TH1: Nếu chi phí đã hạch toán vào kỳ trước nhưng phát hiện sai sót trong kỳ hiện tại
=> Kế toán ghi số tiền điều chỉnh thành khoản phải trả, phải nộp khác, đồng thời phân bổ giảm chi phí ở các tài khoản chi phí tương ứng.
Nợ TK 338 (Phải trả, phải nộp khác): Số tiền điều chỉnh giảm.
Có TK 642, 627, 641 (Chi phí quản lý doanh nghiệp, Chi phí sản xuất chung, Chi phí bán hàng): Số tiền điều chỉnh giảm chi phí.
TH2: Khi ghi nhận giảm chi phí trong báo cáo tài chính:
=> Kế toán phản ánh số tiền điều chỉnh giảm vào lợi nhuận sau thuế chưa phân phối và ghi vào phải trả phải nộp khác.
Nợ TK 421 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối): Số tiền điều chỉnh giảm.
Có TK 338 (Phải trả, phải nộp khác): Số tiền điều chỉnh giảm chi phí.
Lưu ý: Mọi việc điều chỉnh giảm chi phí của năm trước phải có đầy đủ chứng từ và ghi chú rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
4. Ví dụ minh họa thực tế
Công ty A là một công ty sản xuất. Vào cuối năm 2023, kế toán của công ty đã ghi nhận một khoản chi phí sửa chữa lớn máy móc thiết bị vào tài khoản Chi phí sản xuất chung (TK 627) với số tiền là 120.000.000 VNĐ. Đến tháng 6 năm 2024, trong quá trình rà soát lại các hợp đồng và chứng từ thanh toán, công ty phát hiện rằng khoản chi phí sửa chữa này thực tế chỉ là 100.000.000 VNĐ do nhà cung cấp đã áp dụng một mức chiết khấu đặc biệt cho khách hàng thân thiết mà kế toán viên cũ đã bỏ sót khi hạch toán. Như vậy, Công ty A đã hạch toán thừa 20.000.000 VNĐ chi phí sửa chữa máy móc thiết bị trong năm 2023.
Hạch toán điều chỉnh giảm chi phí năm trước sẽ được thực hiện như sau:
- Ghi nhận điều chỉnh giảm chi phí trong năm 2024 (khi phát hiện sai sót):
Nợ TK 338 (Phải trả, phải nộp khác): 20.000.000 VNĐ
Có TK 627 (Chi phí sản xuất chung): 20.000.000 VNĐ
Giải thích: Bút toán này phản ánh việc giảm bớt chi phí sản xuất chung (TK 627) đã được ghi nhận vượt mức từ năm 2023. Tài khoản 338 (Phải trả, phải nộp khác) được sử dụng để tạm thời ghi nhận khoản điều chỉnh này, chờ bút toán kết chuyển vào lợi nhuận chưa phân phối. Việc giảm chi phí 627 làm tăng lợi nhuận của kỳ trước.
- Khi điều chỉnh vào báo cáo tài chính (ảnh hưởng đến lợi nhuận sau thuế chưa phân phối):
Nợ TK 421 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối): 20.000.000 VNĐ
Có TK 338 (Phải trả, phải nộp khác): 20.000.000 VNĐ
Giải thích: Bút toán này chính thức điều chuyển số tiền đã điều chỉnh giảm chi phí từ tài khoản 338 vào tài khoản Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (TK 421). Bởi vì chi phí của năm trước đã được kết chuyển vào lợi nhuận và báo cáo tài chính đã chốt, việc giảm chi phí sẽ làm tăng lợi nhuận lũy kế của doanh nghiệp. Do đó, số tiền này được điều chỉnh trực tiếp vào TK 421.
Lời kết:
Việc điều chỉnh giảm chi phí năm trước là một nghiệp vụ quan trọng giúp đảm bảo kế toán chính xác và theo quy định của pháp luật. Kế toán cần nắm rõ cách hạch toán khi thực hiện điều chỉnh giảm chi phí năm trước để tránh xảy ra sai sót.
Mong rằng bài viết hướng dẫn kèm ví dụ minh họa này đã giúp bạn nhiều! Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.
