Việc mua văn phòng phẩm với doanh nghiệp là nghiệp vụ kế toán quen thuộc. Vậy chi phí này được hạch toán như thế nào? Xem hướng dẫn chi tiết dưới đây:
1. Các chứng từ cần chuẩn bị
Để chi phí văn phòng phẩm được ghi nhận và thuận tiện cho việc hạch toán, kế toán cần chuẩn bị các chứng từ sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: giúp chi phí văn phòng phẩm trở thành chi phí hợp lý để được khấu trừ thuế GTGT và trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN. (Mẹo: kế toán nên luôn yêu cầu hóa đơn VAT hợp lệ khi mua hàng, nếu không thể lấy hóa đơn VAT, hãy chuẩn bị chứng từ như phiếu chi, hợp đồng mua bán hoặc bảng kê).
- Phiếu chi: Nếu thanh toán tài khoản ngân hàng, phiếu chi thay thế bằng ủy nhiệm chi hoặc giấy báo có. Đối với các hóa đơn trên 20 triệu bắt buộc phải thanh toán qua chuyển khoản để được ghi nhận là chi phí hợp lý.
- Phiếu nhập kho: chứng từ cần thiết khi mua văn phòng phẩm hoặc thiết bị văn phòng với số lượng lớn để sử dụng lâu dài và cần lưu trữ trong kho.
2. Nguyên tắc hạch toán chi phí văn phòng phẩm
Khi ghi nhận chi phí văn phòng phẩm, ta cần phân chi phí này theo mục đích sử dụng. Cụ thể:
- Chi phí văn phòng phẩm cho văn phòng => Ghi nhận vào tài khoản 6422 (theo thông tư 133) hoặc 6423 (theo thông tư 200).
- Chi phí văn phòng phẩm bán hàng => Ghi nhận vào tài khoản 6421 (theo thông tư 133) hoặc 641 (theo thông tư 200).
- Chi phí văn phòng phẩm cho xưởng sản xuất và dịch vụ => Ghi nhận vào tài khoản 154 (theo thông tư 133) hoặc 627 (theo thông tư 200).
Phần chi phí văn phòng phẩm cần được phân biệt thành chi phí sử dụng trong tháng hay sử dụng lâu dài:
- Nếu chi trong tháng => Kế toán có thể trực tiếp tính vào chi phí mà không cần thông qua tài khoản 242 (chi phí trả trước).
- Nếu chi sử dụng lâu dài => Kế toán tiến hành phân bổ chi phí cho các tháng tiếp theo và chi phí sử dụng trong tháng được ghi nhận ngay vào chi phí.
3. Các bút toán cụ thể khi mua văn phòng phẩm
TH1: Mua văn phòng phẩm về nhập kho hoặc sử dụng ngay:
Hạch toán như sau:
Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu): Nếu mua văn phòng phẩm về nhập kho.
Nợ TK 153 (Công cụ, dụng cụ): Nếu văn phòng phẩm được sử dụng ngay hoặc không cần nhập kho. (Lưu ý: Nếu chưa sử dụng ngay, nhưng không nhập kho vật liệu, có thể hạch toán vào TK 153).
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): Nếu có hóa đơn GTGT.
Có TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi ngân hàng), 331 (Phải trả người bán): Số tiền thanh toán.
Ví dụ 1: Mua văn phòng phẩm nhập kho
Công ty Phúc An mua một lượng lớn giấy in, mực in, và các vật phẩm văn phòng khác trị giá 20.000.000 VNĐ (chưa thuế), thuế GTGT 10% là 2.000.000 VNĐ. Công ty đã thanh toán toàn bộ qua chuyển khoản ngân hàng và nhập kho để sử dụng dần.
Định khoản:
Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu): 20.000.000 VNĐ
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 2.000.000 VNĐ
Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 22.000.000 VNĐ
Ví dụ 2: Mua văn phòng phẩm sử dụng ngay
Công ty Gia Phát mua trực tiếp các dụng cụ văn phòng như bút, sổ, và giấy ghi chú với tổng giá trị 5.500.000 VNĐ (chưa thuế) để sử dụng ngay tại văn phòng. Thuế GTGT 10% là 550.000 VNĐ. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt.
Định khoản:
Nợ TK 153 (Công cụ, dụng cụ): 5.500.000 VNĐ
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 550.000 VNĐ
Có TK 111 (Tiền mặt): 6.050.000 VNĐ
TH2: Xuất kho văn phòng phẩm sử dụng cho các mục đích khác nhau
Tiến hành hạch toán như sau:
- Chi phí văn phòng (Quản lý doanh nghiệp):
- Nợ TK 6422 (Chi phí quản lý văn phòng) – Thông tư 133
- Nợ TK 6423 (Chi phí quản lý văn phòng) – Thông tư 200
- Chi phí bán hàng:
- Nợ TK 6421 (Chi phí bán hàng) – Thông tư 133
- Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng) – Thông tư 200
- Chi phí sản xuất và dịch vụ:
- Nợ TK 154 (Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang) – Thông tư 133
- Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung) – Thông tư 200
- Có TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), 153 (Công cụ, dụng cụ): Giá trị văn phòng phẩm xuất kho.
Ví dụ 3: Xuất kho văn phòng phẩm cho phòng quản lý
Công ty TNHH Hưng Thịnh xuất kho văn phòng phẩm trị giá 8.000.000 VNĐ (bao gồm giấy in, hồ sơ tài liệu, bút viết) để sử dụng cho hoạt động quản lý chung của văn phòng.
Định khoản:
Nợ TK 6422 (Chi phí quản lý văn phòng – Thông tư 133) hoặc Nợ TK 6423 (Chi phí quản lý văn phòng – Thông tư 200): 8.000.000 VNĐ
Có TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu) hoặc Có TK 153 (Công cụ, dụng cụ): 8.000.000 VNĐ
Ví dụ mới 4: Xuất kho văn phòng phẩm cho bộ phận bán hàng
Công ty Thương mại Phát Đạt xuất kho văn phòng phẩm trị giá 4.500.000 VNĐ (như catalogue, biểu mẫu đặt hàng, bút ký khách hàng) để phục vụ cho các hoạt động của bộ phận bán hàng.
Định khoản:
Nợ TK 6421 (Chi phí bán hàng – Thông tư 133) hoặc Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng – Thông tư 200): 4.500.000 VNĐ
Có TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu) hoặc Có TK 153 (Công cụ, dụng cụ): 4.500.000 VNĐ
Ví dụ 5: Xuất kho văn phòng phẩm cho xưởng sản xuất/dịch vụ
Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Minh Long xuất kho văn phòng phẩm trị giá 10.000.000 VNĐ (như giấy chuyên dụng cho thiết kế, bút vẽ kỹ thuật, sổ theo dõi tiến độ công việc) để sử dụng trực tiếp trong xưởng sản xuất.
Định khoản:
Nợ TK 154 (Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang – Thông tư 133) hoặc Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung – Thông tư 200): 10.000.000 VNĐ
Có TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu) hoặc Có TK 153 (Công cụ, dụng cụ): 10.000.000 VNĐ
TH3: Phân bổ chi phí sử dụng văn phòng phẩm sử dụng lâu dài
Khi ghi nhận chi phí văn phòng phẩm sử dụng lâu dài:
Nợ TK 242 (Chi phí trả trước): Ghi nhận giá trị văn phòng phẩm sử dụng lâu dài.
Có TK 153 (Công cụ, dụng cụ): Giá trị văn phòng phẩm (nếu đã nhập vào TK 153 trước đó).
Hoặc Có TK 111, 112: Nếu thanh toán trực tiếp cho chi phí trả trước.
Hàng tháng, phân bổ chi phí:
Nợ các TK chi phí liên quan (6422, 6423, 641, 627, 154): Giá trị phân bổ hàng tháng.
Có TK 242 (Chi phí trả trước): Giá trị phân bổ hàng tháng.
Ví dụ 6: Phân bổ văn phòng phẩm sử dụng lâu dài
Công ty Xây dựng Kiến Tạo mua một số thiết bị văn phòng và vật tư dùng lâu dài (ví dụ: máy đóng sách, tủ đựng hồ sơ) trị giá 36.000.000 VNĐ để sử dụng trong 36 tháng. Khoản này được ghi nhận là chi phí trả trước và thanh toán bằng tiền mặt.
Khi mua và ghi nhận chi phí trả trước:
Nợ TK 242 (Chi phí trả trước): 36.000.000 VNĐ
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 3.600.000 VNĐ (Nếu có hóa đơn GTGT, đây là ví dụ bổ sung cho khoản mua)
Có TK 111 (Tiền mặt): 39.600.000 VNĐ
Hàng tháng, công ty phân bổ chi phí văn phòng phẩm vào chi phí quản lý:
Nợ các TK chi phí liên quan (ví dụ: Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý văn phòng theo Thông tư 133 hoặc Nợ TK 6423 theo Thông tư 200): 1.000.000 VNĐ (= 36.000.000 VNĐ / 36 tháng)
Có TK 242 (Chi phí trả trước): 1.000.000 VNĐ (mỗi tháng trong 36 tháng)
4. Giải đáp các tình huống thực tế hay gặp với chi phí văn phòng phẩm
- Khi nào cần điều chỉnh lại hạch toán chi phí văn phòng phẩm đã ghi nhận?
- Cần điều chỉnh khi phát hiện sai sót trong hạch toán hoặc khi có thay đổi về giá cả và chính sách chiết khấu từ nhà cung cấp. Việc điều chỉnh kịp thời giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng thực trạng chi phí và ngăn chặn rủi ro quyết toán thuế.
- Hạch toán chi phí văn phòng phẩm có ảnh hưởng đến quyết toán thuế không?
- Có, chi phí văn phòng phẩm nếu hạch toán sai có thể dẫn đến việc khai thuế không chính xác. Việc ghi nhận chi phí đúng sẽ ảnh hưởng đến tổng chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế và có thể giúp doanh nghiệp giảm thuế phải nộp nếu thực hiện đúng cách.
- Văn phòng phẩm mua nhưng chưa sử dụng ngay thì hạch toán thế nào?
- Nếu doanh nghiệp mua văn phòng phẩm nhưng chưa sử dụng ngay, cần hạch toán vào tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ thay vì ghi nhận ngay vào chi phí. Khi xuất dùng, thực hiện bút toán điều chỉnh từ tài khoản 153 sang tài khoản chi phí liên quan (ví dụ: 6422 – Chi phí vật liệu quản lý).
- Ví dụ: Mua văn phòng phẩm 5.000.000 đồng: Nợ 153 / Có 1111: 5.000.000 đồng. Khi xuất dùng: Nợ 6422 / Có 153: 5.000.000 đồng.
- Chi phí văn phòng phẩm của phòng ban nào sẽ được ghi nhận?
- Nếu doanh nghiệp phân bổ chi phí văn phòng phẩm cho nhiều bộ phận, cần ghi nhận phù hợp theo tỷ lệ sử dụng. Nếu không, chi phí này thường được đưa vào tài khoản chi phí quản lý chung (6422).
- Gợi ý: Nếu một phần văn phòng phẩm phục vụ cho bộ phận sản xuất, chi phí đó có thể được hạch toán vào 627 – Chi phí sản xuất chung thay vì 6422.
- Có cần điều chỉnh chi phí văn phòng phẩm khi nhận được chiết khấu từ nhà cung cấp?
- Có, nếu doanh nghiệp nhận được chiết khấu sau khi đã ghi nhận chi phí, cần điều chỉnh giảm chi phí văn phòng phẩm để đảm bảo báo cáo tài chính chính xác.
- Ví dụ: Văn phòng phẩm trị giá 10.000.000 đồng, nhận chiết khấu 500.000 đồng sau khi thanh toán: Nợ 6422: 9.500.000 đồng; Có 1111: 500.000 đồng (hoặc điều chỉnh giảm công nợ nếu còn phải trả).
- Văn phòng phẩm mua bằng thẻ cá nhân của nhân viên thì hạch toán thế nào?
- Khi nhân viên tạm ứng hoặc chi hộ bằng thẻ cá nhân, cần ghi nhận vào tài khoản 141 – Tạm ứng trước khi ghi nhận chi phí.
- Ví dụ: Mua văn phòng phẩm trị giá 2.000.000 đồng bằng tiền cá nhân: Nợ 6422 / Có 141: 2.000.000 đồng. Khi hoàn trả tiền cho nhân viên: Nợ 141 / Có 1111: 2.000.000 đồng.
Tạm kết:
Hy vọng rằng với bài viết hướng dẫn chi tiết và ví dụ thực tế đi kèm như thế này. Bạn đã tự tin để xử lý nghiệp vụ mua chi phí văn phòng phẩm và cách hạch toán chi tiết. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!
