Máy tính văn phòng khi mua về có thể coi là tài sản cố định hoặc công cụ dụng cụ. Do đó, việc hạch toán chi phí mua máy tính văn phòng này cũng có nhiều trường hợp. Hãy tìm hiểu chi tiết trong bài viết này:
1. Máy tính văn phòng là TSCĐ hay CCDC?
Đầu tiên, kế toán cần phải xem máy tính văn phòng mua về phân loại về tài sản cố định hay công cụ dụng cụ.
Khi là tài sản cố định, máy tính mua về phải đáp ứng các tiêu chí sau (theo thông tư 203/2009/TT-BTC):
- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.
- Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên.
- Nguyên giá tài sản phải xác định một cách tin cậy và có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên.
=> Khi đó, máy tính mua về được coi là tài sản cố định, hạch toán và trích khấu hao.
Khi là công cụ dụng cụ, máy tính đáp ứng các tiêu chí sau:
- Máy tính có giá trị dưới 10.000.000 VNĐ, bất kể thời gian sử dụng trên 1 năm vẫn được xem là CCDC.
=> Khi máy tính mua về là công cụ dụng cụ thì chia thành 2 trường hợp:
- Máy tính là CCDC có giá trị nhỏ dùng cho 1 kỳ.
- Máy tính là CCDC có giá trị lớn dùng cho nhiều kỳ.
2. Hướng dẫn hạch toán chi phí mua máy tính văn phòng
Dựa trên cách phân loại trên, ta có 2 cách hạch toán như sau:
2.1. Hạch toán máy tính là công cụ dụng cụ (CCDC)
Đây là trường hợp phổ biến nhất với các máy tính văn phòng.
TH1: Máy tính là CCDC giá trị nhỏ và dùng cho 1 kỳ
Lúc này kế toán tính chi phí mua máy tính vào chi phí trong kỳ sử dụng.
Mua về dùng ngay, không nhập kho:
Định khoản: Hạch toán thẳng vào chi phí của bộ phận sử dụng.
Nợ TK 6421, 6422, (Theo Thông tư 133)
Nợ TK 623, 627, 641, 642 (Theo Thông tư 200)
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán
Mua về nhập kho, sau đó xuất ra sử dụng:
Khi mua CCDC về nhập kho:
Nợ TK 153: Công cụ dụng cụ
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán
Khi xuất CCDC ra sử dụng:
Nợ TK 154/6421/6422 (TT133) hoặc Nợ TK 623/627/641/642 (TT200): Chi phí của bộ phận sử dụng
Có TK 153: Giá trị xuất kho của CCDC (theo phương pháp tính giá xuất kho của DN)
TH2: Máy tính là CCDC có giá trị lớn dùng cho nhiều kỳ.
Kế toán phải tính phân bổ CCDC và hạch toán vào tài khoản TK 242 (Chi phí trả trước), sau đó phân bổ dần vào chi phí hàng tháng của bộ phận sử dụng. Ngày bắt đầu tính phân bổ là ngày đưa CCDC vào sử dụng.
Mua CCDC về dùng ngay, không qua nhập kho:
Khi mua CCDC về:
Nợ TK 242: Chi phí trả trước
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán
Hàng tháng phân bổ CCDC vào bộ phận sử dụng:
Nợ TK 154/6421/6422 (TT133) hoặc Nợ TK 623/627/641/642 (TT200): Chi phí của bộ phận sử dụng
Có TK 242: Giá trị phân bổ CCDC của tháng đó
Mua CCDC về nhập kho, sau đó xuất ra sử dụng:
Khi mua CCDC về nhập kho:
Nợ TK 153: Công cụ dụng cụ
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán
Khi xuất CCDC ra sử dụng:
Nợ TK 242: Chi phí trả trước
Có TK 153: Giá trị xuất kho của CCDC (theo phương pháp tính giá xuất kho của DN)
Hàng tháng phân bổ CCDC vào bộ phận sử dụng:
Nợ TK 154/6421/6422 (TT133) hoặc Nợ TK 623/627/641/642 (TT200): Chi phí của bộ phận sử dụng
Có TK 242: Giá trị phân bổ CCDC của tháng đó
2.2. Hạch toán máy tính là tài sản cố định (TSCĐ)
Khi mua TSCĐ về:
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán
Hàng tháng trích khấu hao:
Nợ TK 642: Chi phí khấu hao của bộ phận quản lý (ví dụ)
Có TK 214: Hao mòn lũy kế TSCĐ
Thời gian trích khấu hao cho máy tính thường từ 3 đến 5 năm.
Hy vọng hướng dẫn chi tiết này giúp bạn hiểu rõ hơn về cách hạch toán chi phí mua máy tính văn phòng trong các tình huống khác nhau!
