Bảo hiểm tai nạn lao động là khoản chi phí bắt buộc mang tính chất phúc lợi, gắn liền với trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người lao động. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp và gửi đến bạn đọc những hướng dẫn chi tiết về bảo hiểm tai nạn lao động hạch toán vào tài khoản nào cũng như những thắc mắc thường gặp liên quan đến vấn đề này.
1. Bảo hiểm tai nạn lao động là gì?
Bảo hiểm tai nạn lao động (TNLĐ) là một phần trong hệ thống bảo hiểm xã hội bắt buộc, được thiết lập nhằm bảo vệ quyền lợi cho người lao động khi không may gặp tai nạn trong quá trình làm việc hoặc do yếu tố nghề nghiệp gây ra.
Theo quy định của Luật An toàn, vệ sinh lao động và Luật Bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng khoản bảo hiểm này với mức 1% trên tổng quỹ lương hàng tháng của những người lao động thuộc diện tham gia BHXH.
Mục tiêu của chế độ bảo hiểm TNLĐ là:
- Hỗ trợ chi phí điều trị, phục hồi cho người lao động bị tai nạn trong quá trình làm việc
- Chi trả trợ cấp một lần hoặc hàng tháng đối với trường hợp suy giảm khả năng lao động
- Cung cấp trợ cấp tử tuất trong trường hợp người lao động tử vong vì tai nạn lao động
- Góp phần giảm thiểu rủi ro tài chính cho cá nhân người lao động và thân nhân khi xảy ra sự cố nghề nghiệp.
2. Điều kiện để được thụ hưởng chế độ tai nạn lao động
Theo Luật Bảo hiểm xã hội, người lao động sẽ được hưởng chế độ tai nạn lao động khi gặp sự cố trong quá trình làm việc hoặc khi thực hiện nhiệm vụ liên quan đến công việc được giao. Những trường hợp dưới đây được xác định là tai nạn lao động hợp lệ:
- Xảy ra trong giờ làm việc: Người lao động gặp tai nạn trong thời gian làm việc chính thức, bao gồm cả làm thêm giờ hoặc tăng ca. Ví dụ: tai nạn khi vận hành thiết bị, sử dụng công cụ lao động, hoặc khi đang thực hiện nhiệm vụ tại nơi làm việc.
- Trên đường đi và về: Tai nạn xảy ra trong quá trình di chuyển từ nơi ở đến nơi làm việc và ngược lại, được tính là tai nạn lao động nếu có đầy đủ bằng chứng xác thực về mục đích, thời gian và tuyến đường di chuyển.
- Khi làm nhiệm vụ ngoài công ty: Người lao động bị tai nạn trong quá trình thực hiện công việc theo phân công, dù không tại trụ sở chính, vẫn được ghi nhận là tai nạn lao động nếu nhiệm vụ đó thuộc phạm vi công việc được giao.
Để đủ điều kiện hưởng chế độ bảo hiểm tai nạn lao động, người lao động phải bị suy giảm khả năng lao động từ 5% trở lên. Trường hợp dưới mức này sẽ không được giải quyết theo chế độ TNLĐ, nhưng có thể xem xét các hình thức hỗ trợ khác như bảo hiểm y tế hoặc chính sách nội bộ doanh nghiệp.
3. Hồ sơ và thủ tục
Để được giải quyết chế độ tai nạn lao động, người lao động và doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng quy định và thực hiện thủ tục theo trình tự luật định. Nội dung này được hướng dẫn cụ thể trong Luật Bảo hiểm xã hội, Luật An toàn, vệ sinh lao động và các văn bản liên quan.
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Giấy tờ cá nhân của người lao động: Sổ bảo hiểm xã hội hoặc thẻ bảo hiểm y tế (bản sao có chứng thực), dùng để xác minh thông tin tham gia BHXH và hưởng quyền lợi.
- Biên bản tai nạn lao động: Do doanh nghiệp lập ngay sau khi sự cố xảy ra, có chữ ký của người lao động (hoặc người chứng kiến), đại diện người sử dụng lao động, và đại diện công đoàn.
- Giấy chứng nhận thương tật (nếu có): Do cơ sở y tế cấp, ghi nhận cụ thể tổn thương hoặc thương tích do tai nạn gây ra.
- Giấy ra viện và hồ sơ điều trị y tế: Bao gồm bệnh án, phiếu khám, giấy ra viện… phản ánh quá trình điều trị và tình trạng sức khỏe sau tai nạn.
- Biên bản giám định mức độ suy giảm khả năng lao động: Được cấp bởi Hội đồng Giám định y khoa cấp huyện/quận, nếu người lao động bị suy giảm khả năng lao động từ 5% trở lên.
- Hóa đơn, chứng từ chi phí y tế: Trường hợp người lao động tự chi trả một phần hoặc toàn bộ chi phí điều trị, cần nộp chứng từ để được xem xét thanh toán.
Thủ tục thực hiện
– Nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội: Doanh nghiệp tổng hợp và gửi toàn bộ hồ sơ đến cơ quan BHXH nơi đơn vị đóng BHXH. Thời hạn nộp là 30 ngày kể từ ngày xảy ra tai nạn.
– Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ thẩm định, đối chiếu và ra quyết định giải quyết chế độ nếu hồ sơ hợp lệ.
– Chi trả chế độ tai nạn lao động
Người lao động sẽ nhận được trợ cấp từ quỹ BHXH dưới hình thức:
- Trợ cấp một lần nếu mức suy giảm từ 5% đến dưới 31%
- Trợ cấp hàng tháng nếu mức suy giảm từ 31% trở lên
- Tùy theo từng trường hợp cụ thể sẽ được nhận các khoản hỗ trợ khác như chi phí y tế, phục hồi chức năng,…
4. Hướng dẫn hạch toán bảo hiểm tai nạn lao động
Hạch toán bảo hiểm tai nạn lao động (TNLĐ) là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác kế toán doanh nghiệp, nhằm ghi nhận chính xác chi phí và nghĩa vụ tài chính liên quan đến chế độ bảo hiểm bắt buộc theo quy định. Tùy theo phương thức tham gia bảo hiểm, doanh nghiệp sẽ xử lý kế toán theo từng trường hợp cụ thể.
4.1. Trường hợp phổ biến – đóng bảo hiểm TNLĐ thông qua cơ quan BHXH
Phần 1% quỹ lương trích nộp bảo hiểm TNLĐ thường được doanh nghiệp đóng gộp chung với các khoản bảo hiểm bắt buộc khác (BHXH, BHYT, BHTN) thông qua cơ quan BHXH. Tổng mức trích đóng phía doanh nghiệp phải nộp là 17,5%, trong đó đã bao gồm phần TNLĐ.
Cách hạch toán:
Nợ TK 622, 623, 627, 642 (Tùy theo đối tượng lao động)
Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội (toàn bộ 17,5%)
Lưu ý: Không cần tách riêng phần 1% TNLĐ trên bút toán kế toán. Tuy nhiên, kế toán vẫn nên theo dõi danh sách người lao động được đóng TNLĐ trong bảng lương hoặc phần mềm quản lý nhân sự, phục vụ đối chiếu khi cần thiết.
4.2. Trường hợp doanh nghiệp không đóng BHXH nhưng vẫn phải đóng TNLĐ riêng
Một số doanh nghiệp sử dụng lao động không thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc (ví dụ: cộng tác viên, người làm việc theo khoán…), nhưng vẫn phát sinh nghĩa vụ đóng bảo hiểm TNLĐ-BNN theo quy định tại Nghị định 58/2020/NĐ-CP. Trong trường hợp này, phần 1% TNLĐ không gộp vào khoản đóng BHXH, do đó cần được hạch toán riêng biệt.
Cách hạch toán:
Nợ TK 622, 627 hoặc 642: 1% quỹ lương của lao động không đóng BHXH
Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội (chỉ phản ánh phần TNLĐ)
Lưu ý: Việc trích và nộp đúng phần TNLĐ dù không tham gia BHXH là bắt buộc, tránh bị xử phạt hành chính do thiếu sót nghĩa vụ.
4.3. Trường hợp phát sinh tai nạn thực tế
Nếu người lao động bị tai nạn và doanh nghiệp chi trả viện phí, trợ cấp,… thì cần hạch toán các chi phí phát sinh.
Khi nhận được tiền của Cơ quan BHXH trả cho DN, hạch toán:
Nợ TK 111, 112
Có TK 3383.
Khi thực hiện trả tiền chế độ BHXH cho nhân viên (thai sản, ốm đau, tai nạn …), hạch toán:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 111, 112.
5. Một số thắc mắc thường gặp khi hạch toán bảo hiểm tai nạn lao động
Có cần hạch toán riêng bảo hiểm TNLĐ với các loại bảo hiểm khác không?
Không bắt buộc hạch toán tách riêng. Trong thực tế, doanh nghiệp thường gộp chung các khoản bảo hiểm trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN) khi ghi nhận chi phí. Tuy nhiên, để kiểm soát rõ nguồn chi, có thể sử dụng tài khoản chi tiết hoặc sổ theo dõi riêng.
Khoản trích 1% bảo hiểm TNLĐ có tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?
Có. Theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và Luật Thuế TNDN, chi phí trích đóng các loại bảo hiểm bắt buộc cho người lao động là chi phí được trừ hợp lệ nếu có đủ hóa đơn, chứng từ và thực hiện đúng quy định.
Khi cơ quan BHXH chi trả trợ cấp TNLĐ cho người lao động, doanh nghiệp có phải hạch toán không?
Không. Các khoản trợ cấp do quỹ BHXH chi trả trực tiếp cho người lao động không liên quan đến chi phí doanh nghiệp, do đó không cần hạch toán vào sổ sách kế toán của đơn vị.
Nếu doanh nghiệp tự chi thêm hỗ trợ ngoài mức quy định thì hạch toán thế nào?
Trường hợp doanh nghiệp tự nguyện hỗ trợ thêm cho người lao động bị tai nạn, khoản chi này được ghi nhận vào TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) và có thể bị loại khỏi chi phí được trừ nếu không đáp ứng điều kiện chi hợp lý theo luật thuế.
Tạm kết:
Nắm vững vấn đề bảo hiểm tai nạn lao động hạch toán vào tài khoản nào sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, minh bạch trong tài chính và nâng cao hiệu quả quản lý chi phí nhân sự. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
