Trong quá trình sản xuất sản phẩm, doanh nghiệp không tránh khỏi trường hợp hết nguyên vật liệu, vật tư, hàng hoá cần thiết. Việc chờ đợi hàng phía nhà cung cấp hay đi mua không phải bao giờ cũng nhanh chóng và có ngay. Có một giải pháp cho doanh nghiệp là đi vay, mượn hàng hoá của doanh nghiệp khác. Trong trường hợp nay, kế toán phải hạch toán hàng hoá vật tư đi vay, mượn thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn nghiệp vụ kế toán xử lý khi gặp tình huống này.
1. Bản chất của việc vay, mượn vật tư hàng hoá là gì?
Trong cuộc sống hằng ngày, chúng ta vẫn có những lúc đi vay, mượn đồ của người khác nếu được họ đồng ý. Sau khi sử dụng xong chúng ta có nghĩa vụ trả lại đồ đó, có thể không phải mất khoản chi phí nào.
Doanh nghiệp vay, mượn vật tư, hàng hoá cũng vậy. Đó là sự thoả thuận giữa hai bên, mà bên cho mượn giao vật tư, hàng hóa, tài sản cho bên mượn để sử dụng trong một thời gian.
Bên mượn hàng hoá không phải trả tiền, đồng thời phải có nghĩa vụ trả lại vật tư, hàng hóa, tài sản đó khi hết thời hạn mượn hoặc mục đích mượn đã đạt được.
Như vậy, bên cho mượn hàng hoá là chủ sở hữu đối với tài sản và có quyền định đoạt đối với tài sản cho mượn. Người mượn hàng hoá không phải là chủ sở hữu tài sản chỉ có quyền định đoạt tài sản khi được sự ủy quyền của chủ sở hữu hoặc theo quy định của pháp luật.
2. Quy định về vay, mượn hàng hoá vật tư
Theo Khoản 2, Điều 3 Thông tư 119/2014/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung Khoản 4, Điều 7 Thông tư số 219/2013/TT-BTC như sau:
“Trường hợp xuất máy móc, thiết bị, vật tư, hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả, nếu có hợp đồng và các chứng từ liên quan đến giao dịch phù hợp, cơ sở kinh doanh không phải lập hóa đơn, tính, nộp thuế GTGT”.
Như vậy, với hàng hoá cho vay, mượn có hợp đồng hay chứng từ liên quan về việc vay, mượn giữa hai bên thì bên cho mượn không cần phải lập hóa đơn, tính, nộp thuế GTGT.
3. Quy trình vay, mượn hàng hoá, vật tư
– Doanh nghiệp đi vay, mượn phải làm đơn đề nghị, hợp đồng mượn vật tư, hàng hóa gửi đến doanh nghiệp cho vay.
– Doanh nghiệp cho vay căn cứ đề nghị, hợp đồng của bên đi vay lập phiếu xuất kho vật tư, hàng hoá mà bên đi vay cần.
– Sau khi dùng xong hoặc hết thời hạn cho vay theo hợp đồng, doanh nghiệp đi vay sẽ trả lại vật tư, hàng hóa cho bên cho vay, và bên cho vay sẽ lập Phiếu nhập kho vật tư, hàng hóa.
4. Hạch toán với hàng hoá vật tư đi vay, mượn
Đây là nghiệp vụ kế toán quan trọng khi doanh nghiệp đi vay, mượn vật tư, hàng hoá.
4.1. Bên cho vay, cho mượn hàng hoá vật tư
– Khi xuất hàng hoá, nguyên liệu cho vay cho mượn
+ Đối với bên cho vay, cho mượn khi xuất hàng hóa ra khỏi kho, kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 1388: Phải thu khác
Có TK 152,156: Nguyên vật liệu, hàng hóa
– Khi cho vay có tính lãi, khoản lãi được hạch toán như sau
+ Nếu lãi nhận theo từng kỳ
Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH
Có TK 515: Doanh thu tài chính
– Khi nhận tiền lãi định khoản:
+ Nợ TK 111,112: Tiền mặt, TGNH
Có TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện
– Từng kỳ phân bổ doanh thu:
+ Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện
Có TK 515: Doanh thu tài chính
+ Nếu lãi nhận vào cuối kỳ
Từng kỳ tính lãi:
Nợ TK 3388: Chi tiết đối tác vay mượn
Có TK 515: Doanh thu tài chính
– Khi nhận hàng trả lại:
+ Khi nhận lại hàng bên cho vay cho mượn định khoản như sau:
Nợ TK 152, 156: Nguyên vật liệu, hàng hóa
Có TK 1388: Phải thu khác
4.2. Bên đi vay, mượn hàng hoá, vật tư
– Khi nhận hàng hoá, vật liệu vay mượn
+ Đối với doanh nghiệp đi vay, đi mượn khi nhận hàng hóa vật liệu kế toán hạch toán:
- Nợ TK 152, 156: Nguyên vật liệu, hàng hóa
Có TK 3388: Phải trả khác
– Nếu vay mượn hàng hoá có chịu lãi:
+ Nếu lãi trả từng kỳ
Nợ TK 635: Chi phí tài chính
Có TK 111,112: Tiền mặt, TGNH
+ Nếu lãi trả trước
- Khi trả tiền lãi tùy vào số tiền để có thể hạch toán vào chi phí trong kỳ hoặc phân bổ
Nợ TK 635, 242: Chi phí tài chính, chi phí trả trước
Có TK 111,112: Tiền mặt, TGNH - Hàng kỳ phân bổ lãi vay:
Nợ TK 635: Chi phí tài chính
Có TK 242: Chi phí trả trước
+ Nếu lãi trả sau
- Hàng kỳ trích lãi phải trả:
Nợ TK 635: Chi phí tài chính
Có TK 335: Chi phí phải trả - Khi trả lãi:
Nợ TK 335: Chi phí phải trả
Có TK 111,112: Tiền mặt, TGNH
– Khi trả lại hàng hoá, vật liệu vay mượn
+ Đối với đơn vị đi vay, đi mượn khi trả lại hàng hóa ghi:
- Nợ TK 3388: Phải trả khác
Có TK 152, 156: Nguyên vật liệu, hàng hóa
Trên đây là các bước nghiệp vụ kế toán với hàng hoá vật tư đi vay, mượn của doanh nghiệp khác. Hy vọng thông tin này phần nào giúp ích cho công việc của bạn.
Xem thêm:
Tất tần tật kinh nghiệm khi làm kế toán vận tải doanh nghiệp
Nằm vùng 5 kỹ năng để trở thành kế toán chuyên nghiệp
